Thể thức văn bản hành chính chuẩn Nghị định 30/2020/NĐ-CP
Thể thức văn bản hành chính theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP (Chính phủ, ban hành 05/3/2020) gồm 9 thành phần bắt buộc quy định tại Điều 8: Quốc hiệu và Tiêu ngữ; tên cơ quan ban hành; số, ký hiệu văn bản; địa danh và thời gian ban hành; tên loại và trích yếu nội dung; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên, chữ ký người có thẩm quyền; dấu hoặc chữ ký số; nơi nhận. Văn bản trình bày trên khổ A4, font Times New Roman bảng mã Unicode, lề trên/dưới 20–25mm, lề trái 30–35mm, lề phải 15–20mm. Bài viết này giải thích từng thành phần kèm cỡ chữ cụ thể, so sánh với chuẩn cũ đã hết hiệu lực, và các lỗi trình bày thực tế hay gặp.
Cập nhật: tháng 8/2026 — Biên soạn bởi đội ngũ UniDoc
Thể thức văn bản hành chính là gì, quy định tại đâu?
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng bắt buộc với mọi văn bản và các thành phần bổ sung tùy từng loại văn bản cụ thể. Quy định hiện hành duy nhất đang có hiệu lực về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính tại Việt Nam là Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, do Chính phủ ban hành ngày 05/3/2020 và có hiệu lực ngay từ ngày ký.
Nghị định 30/2020/NĐ-CP gồm 7 chương, 38 điều, thay thế đồng thời hai văn bản trước đó: Nghị định 110/2004/NĐ-CP (ban hành 08/4/2004) và Nghị định 09/2010/NĐ-CP (ban hành 08/2/2010) — cả hai đều về công tác văn thư nói chung, không đi sâu vào kỹ thuật trình bày.
Điểm nhiều người soạn thảo lâu năm hay nhầm: phần quy định chi tiết về thể thức và kỹ thuật trình bày (cỡ chữ, vị trí từng thành phần) trước năm 2020 nằm ở một văn bản riêng — Thông tư 01/2011/TT-BNV do Bộ Nội vụ ban hành ngày 19/01/2011. Thông tư này đã hết hiệu lực kể từ khi Nghị định 30/2020/NĐ-CP có hiệu lực, nhưng rất nhiều mẫu văn bản, template Word lưu hành nội bộ tại các cơ quan vẫn được tạo từ thời Thông tư 01/2011/TT-BNV và chưa được cập nhật — đây là nguồn sai thể thức phổ biến nhất hiện nay, không phải do người soạn thảo cố ý làm sai mà do dùng lại file mẫu cũ.
Phạm vi áp dụng của Nghị định 30/2020/NĐ-CP là cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước; các tổ chức, doanh nghiệp ngoài nhà nước có thể áp dụng theo nguyên tắc phù hợp với đặc thù riêng, không bắt buộc tuyệt đối.
Thể thức văn bản hành chính gồm những thành phần nào?
Theo khoản 2, khoản 3 Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, thể thức văn bản hành chính gồm 9 thành phần chính bắt buộc trên mọi văn bản, cộng thêm một số thành phần bổ sung tùy loại văn bản (ký hiệu độ mật, ký hiệu độ khẩn, chỉ dẫn phạm vi lưu hành, ký hiệu người đánh máy).
| # | Thành phần | Bắt buộc |
|---|---|---|
| 1 | Quốc hiệu và Tiêu ngữ | Có |
| 2 | Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản | Có |
| 3 | Số, ký hiệu của văn bản | Có |
| 4 | Địa danh và thời gian ban hành văn bản | Có |
| 5 | Tên loại và trích yếu nội dung văn bản | Có |
| 6 | Nội dung văn bản | Có |
| 7 | Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền | Có |
| 8 | Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức | Có |
| 9 | Nơi nhận | Có |
Ngoài 9 thành phần trên, Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP liệt kê 29 loại văn bản hành chính cụ thể: nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo và thư công.
Nghị định 30/2020/NĐ-CP (Điều 8, khoản 2) quy định: "Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định."
Mỗi loại văn bản có chữ viết tắt riêng dùng trong phần ký hiệu (ví dụ: Quyết định viết tắt QĐ, Công văn không có chữ viết tắt tên loại, Báo cáo viết tắt BC) — bảng chữ viết tắt đầy đủ nằm ở Phụ lục III của nghị định.
Khổ giấy, lề trang và font chữ chuẩn là bao nhiêu?
Khổ giấy chuẩn của văn bản hành chính là A4 (210 × 297mm), trình bày theo chiều dài trang giấy (portrait); văn bản có bảng, biểu đồ không tách phụ lục riêng được phép trình bày theo chiều rộng (landscape). Toàn bộ thông số kỹ thuật trình bày nằm tại Phụ lục I của Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
| Thông số | Quy định |
|---|---|
| Khổ giấy | A4 (210 × 297mm) |
| Font chữ | Times New Roman, bảng mã Unicode TCVN 6909:2001, màu đen |
| Lề trên, lề dưới | 20–25mm |
| Lề trái | 30–35mm |
| Lề phải | 15–20mm |
| Số trang | Bắt đầu từ 1 (Ả Rập), cỡ 13–14, đứng, canh giữa trên đầu trang; trang đầu không đánh số |
Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định: trang văn bản được trình bày theo chiều dài trang giấy khổ A4; trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì có thể trình bày theo chiều rộng.
Lề trái luôn rộng nhất trong bốn cạnh vì phải chừa chỗ đóng dấu treo và lưu trữ hồ sơ dài hạn — nguyên tắc này giống hệt cách chừa gáy của luận văn đóng bìa cứng, như đã phân tích trong bài quy định trình bày luận văn thạc sĩ. Điểm khác biệt là văn bản hành chính không có khái niệm "gáy sách" — lề trái rộng thuần túy để phục vụ việc đóng tập lưu trữ tại văn thư.
Times New Roman Unicode là font duy nhất được chấp nhận — không có lựa chọn thay thế như Arial hay Calibri. Văn bản dùng bảng mã cũ (TCVN3, VNI) coi như sai thể thức toàn bộ, dù nội dung đúng.
Cách trình bày quốc hiệu, tiêu ngữ, tên cơ quan, số ký hiệu
Bốn thành phần đầu trang quyết định 90% ấn tượng "đúng chuẩn hay không" khi cán bộ văn thư kiểm tra hình thức, vì chúng nằm trọn trong nửa trang đầu tiên.
Quốc hiệu — dòng chữ "CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM" — trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12–13, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh giữa trang, phía trên cùng văn bản.
Tiêu ngữ — dòng chữ "Độc lập - Tự do - Hạnh phúc" — trình bày bằng chữ thường, cỡ chữ 13–14, kiểu chữ đứng, đậm, canh giữa ngay dưới Quốc hiệu; chữ cái đầu mỗi cụm từ viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối ngắn kèm khoảng cách, phía dưới có một đường kẻ ngang, nét liền, độ dài bằng độ dài dòng chữ.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12–13, kiểu chữ đứng, đậm, canh giữa dưới tên cơ quan chủ quản (nếu có); bên dưới có đường kẻ ngang, nét liền, độ dài bằng 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
Số, ký hiệu văn bản đặt canh giữa dưới tên cơ quan ban hành, cỡ chữ 13, gồm số thứ tự đăng ký và chữ viết tắt tên loại văn bản kèm chữ viết tắt tên cơ quan ban hành, ngăn cách bằng dấu gạch chéo. Ví dụ minh họa: "Số: 15/QĐ-UBND" (quyết định số 15 của UBND) hoặc "Số: 42/UBND-VP" (công văn số 42 do UBND ban hành, Văn phòng soạn thảo — công văn không có chữ viết tắt tên loại).
Địa danh và thời gian ban hành đặt cùng hàng ngang với số, ký hiệu văn bản nhưng ở phía bên phải trang, cỡ chữ 13–14, kiểu chữ nghiêng; tên địa danh viết hoa chữ cái đầu, sau địa danh có dấu phẩy. Ví dụ: "Hà Nội, ngày 05 tháng 3 năm 2020".
Cách trình bày tên loại, trích yếu, chữ ký, dấu, nơi nhận
Phần thân và cuối văn bản có bốn thành phần cần trình bày đúng vị trí và cỡ chữ để không bị trả lại ở khâu thẩm định thể thức trước khi ký ban hành.
Tên loại và trích yếu nội dung: với văn bản có tên loại (quyết định, báo cáo, tờ trình...), tên loại in hoa, đậm, cỡ 13–14, trích yếu nội dung đặt ngay dưới, chữ thường, đậm, canh giữa. Với công văn — loại văn bản không ghi tên loại — trích yếu đặt dưới số, ký hiệu, canh giữa, chữ thường, không đậm.
Nội dung văn bản trình bày cỡ chữ 13–14, kiểu đứng, canh đều hai bên (justify), khoảng cách dòng tối thiểu là single đến 1,5 lines tùy độ dài văn bản, thụt lề đầu dòng mỗi đoạn 1–1,27cm — cùng nguyên tắc thụt lề với luận văn học thuật.
Chức vụ, họ tên và chữ ký người có thẩm quyền đặt canh giữa phía dưới nội dung, thường lệch về phía phải trang; chức vụ và họ tên trình bày chữ thường, đậm, cỡ 13–14. Với văn bản điện tử, chữ ký số hiển thị dạng hình ảnh chữ ký kèm thông tin thời gian ký, thay thế cho dấu mực đỏ truyền thống.
Nơi nhận đặt ở góc trái cuối trang, cỡ chữ nhỏ hơn phần nội dung (thường 11–12), liệt kê các cơ quan, đơn vị, cá nhân nhận văn bản để thực hiện hoặc để biết — đây là thành phần thể hiện luồng xử lý văn bản trong hệ thống hành chính, khác hẳn khái niệm "người nhận" của văn bản học thuật.
Nghị định 30/2020/NĐ-CP khác gì Thông tư 01/2011/TT-BNV cũ?
Khác biệt lớn nhất là cấp ban hành và giá trị pháp lý: Nghị định do Chính phủ ban hành có hiệu lực cao hơn Thông tư do một Bộ ban hành, đồng thời gộp chung quy định về công tác văn thư (quản lý văn bản, lập hồ sơ, lưu trữ) và quy định về thể thức trình bày vào một văn bản duy nhất thay vì tách rời như trước.
| Tiêu chí | Thông tư 01/2011/TT-BNV (hết hiệu lực) | Nghị định 30/2020/NĐ-CP (đang áp dụng) |
|---|---|---|
| Cơ quan ban hành | Bộ Nội vụ | Chính phủ |
| Ngày ban hành | 19/01/2011 | 05/3/2020 |
| Phạm vi | Chỉ thể thức, kỹ thuật trình bày | Công tác văn thư + thể thức + quản lý văn bản điện tử |
| Chữ ký số | Chưa quy định | Có quy định riêng, dùng song song dấu truyền thống |
| Hiệu lực hiện tại | Hết hiệu lực | Đang áp dụng |
Điểm bổ sung đáng chú ý nhất của Nghị định 30/2020/NĐ-CP so với các nghị định trước đó là nội dung về quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư điện tử — phản ánh việc chuyển đổi số trong hành chính công đã trở thành yêu cầu bắt buộc chứ không còn là tùy chọn của từng cơ quan.
Sai lầm thường gặp khi soạn văn bản hành chính bằng Word
Bốn lỗi lặp lại nhiều nhất khi tự trình bày văn bản hành chính bằng Word thông thường, tổng hợp từ thực tế rà soát thể thức trước khi trình ký:
- Dùng lại template cũ theo Thông tư 01/2011/TT-BNV: file mẫu lưu trong máy cơ quan từ nhiều năm trước vẫn còn cỡ chữ, khoảng cách theo chuẩn cũ, không cập nhật theo Phụ lục I của Nghị định 30/2020/NĐ-CP — lỗi này khó phát hiện bằng mắt vì chênh lệch chỉ 1–2mm lề hoặc 1pt cỡ chữ.
- Lẫn font khi copy nội dung từ email, PDF hoặc văn bản khác: đoạn văn mang theo Arial, Calibri hoặc bảng mã TCVN3 cũ, không hiển thị đúng khi mở trên máy khác hoặc khi in.
- Ký hiệu văn bản đặt sai vị trí hoặc gạch chéo sai chỗ: ví dụ ghi "Số 15 QĐ/UBND" thay vì "Số: 15/QĐ-UBND" — sai cả dấu hai chấm, dấu gạch chéo lẫn dấu gạch nối.
- Đường kẻ dưới tên cơ quan hoặc dưới Tiêu ngữ vẽ bằng ký tự gạch dưới (underline) thay vì công cụ Border/Shape: khi chỉnh sửa nội dung phía trên, đường kẻ bị trôi lệch khỏi vị trí canh giữa.
Cách xử lý triệt để là dùng mẫu văn bản đã khóa sẵn thể thức thay vì tự căn chỉnh mỗi lần soạn mới. Trên UniDoc, thư viện mẫu văn bản hành chính khóa cứng toàn bộ 9 thành phần theo đúng Phụ lục I của Nghị định 30/2020/NĐ-CP — người soạn thảo chỉ điền nội dung vào đúng khối đã định sẵn, không thể vô tình làm lệch lề, sai cỡ chữ hay đặt nhầm vị trí số ký hiệu, kể cả khi dán nội dung từ nguồn khác vào. Chi tiết cách UniDoc khóa thể thức có trong bài UniDoc là gì?.
Checklist tự kiểm tra thể thức trước khi trình ký
Rà đủ 9 mục sau trước khi chuyển văn bản sang bộ phận văn thư hoặc trình lãnh đạo ký:
- [ ] Khổ giấy A4, đúng chiều đứng (trừ văn bản có bảng biểu lớn)
- [ ] Toàn văn bản một font Times New Roman, bảng mã Unicode, không lẫn font khác
- [ ] Lề trên/dưới 20–25mm, lề trái 30–35mm, lề phải 15–20mm
- [ ] Quốc hiệu in hoa đậm cỡ 12–13; Tiêu ngữ đậm cỡ 13–14, có đường kẻ dưới
- [ ] Tên cơ quan in hoa đậm, có đường kẻ ngang bằng 1/3–1/2 độ dài dòng chữ
- [ ] Số, ký hiệu văn bản đúng định dạng "Số: [số]/[viết tắt loại]-[viết tắt cơ quan]"
- [ ] Địa danh, ngày tháng cỡ 13–14, kiểu nghiêng, đặt đúng hàng với số ký hiệu
- [ ] Chức vụ, họ tên người ký canh giữa lệch phải; dấu hoặc chữ ký số hợp lệ
- [ ] Nơi nhận liệt kê đầy đủ, cỡ chữ nhỏ hơn phần nội dung chính
Câu hỏi thường gặp
Nghị định 30/2020/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày nào?
Nghị định 30/2020/NĐ-CP có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký, tức ngày 05/3/2020, thay thế Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Nghị định 09/2010/NĐ-CP về công tác văn thư.
Thể thức văn bản hành chính gồm bao nhiêu thành phần?
Gồm 9 thành phần chính bắt buộc theo Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP: Quốc hiệu - Tiêu ngữ, tên cơ quan ban hành, số ký hiệu, địa danh - thời gian, tên loại - trích yếu, nội dung, chức vụ - họ tên - chữ ký, dấu - chữ ký số, và nơi nhận. Một số văn bản có thêm thành phần bổ sung như ký hiệu độ mật, độ khẩn.
Font chữ chuẩn của văn bản hành chính là gì?
Times New Roman, bảng mã Unicode theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001, màu đen — đây là font duy nhất được Nghị định 30/2020/NĐ-CP chấp nhận, không có lựa chọn thay thế.
Lề văn bản hành chính chuẩn là bao nhiêu mm?
Lề trên và lề dưới 20–25mm, lề trái 30–35mm, lề phải 15–20mm, theo Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Lề trái rộng nhất để chừa chỗ đóng dấu treo và lưu trữ hồ sơ.
Thông tư 01/2011/TT-BNV còn hiệu lực không?
Không. Thông tư 01/2011/TT-BNV do Bộ Nội vụ ban hành ngày 19/01/2011, từng hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, đã hết hiệu lực kể từ khi Nghị định 30/2020/NĐ-CP có hiệu lực. Nhiều mẫu văn bản cũ trên mạng vẫn ghi theo chuẩn thông tư này nên cần kiểm tra lại trước khi dùng.
Số, ký hiệu văn bản hành chính viết như thế nào cho đúng?
Định dạng chuẩn là "Số: [số thứ tự]/[chữ viết tắt tên loại]-[chữ viết tắt tên cơ quan]", ví dụ "Số: 15/QĐ-UBND". Riêng công văn không có chữ viết tắt tên loại, ký hiệu chỉ gồm chữ viết tắt tên cơ quan và đơn vị soạn thảo, ví dụ "Số: 42/UBND-VP".
Có công cụ nào giúp khóa sẵn thể thức văn bản hành chính không?
Có. Trình soạn thảo theo chuẩn như UniDoc cung cấp thư viện mẫu văn bản hành chính khóa cứng lề, font, vị trí Quốc hiệu, Tiêu ngữ, số ký hiệu theo đúng Nghị định 30/2020/NĐ-CP; người soạn thảo chỉ cần điền nội dung, không phải tự căn chỉnh từng thành phần bằng tay.
Tóm tắt
- Thể thức văn bản hành chính hiện hành theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP (Chính phủ, 05/3/2020), thay thế Nghị định 110/2004/NĐ-CP, Nghị định 09/2010/NĐ-CP và Thông tư 01/2011/TT-BNV.
- 9 thành phần bắt buộc theo Điều 8: Quốc hiệu - Tiêu ngữ, tên cơ quan, số ký hiệu, địa danh - thời gian, tên loại - trích yếu, nội dung, chữ ký, dấu, nơi nhận.
- Thông số kỹ thuật: khổ A4, font Times New Roman Unicode, lề trên/dưới 20–25mm, trái 30–35mm, phải 15–20mm (Phụ lục I).
- Lỗi phổ biến nhất là dùng lại template cũ theo Thông tư 01/2011/TT-BNV đã hết hiệu lực — cần đối chiếu lại thông số theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
- Dùng mẫu văn bản khóa sẵn thể thức giúp loại bỏ hoàn toàn lỗi lệch lề, sai cỡ chữ, sai vị trí số ký hiệu khi soạn thảo.
Nguồn tham khảo: Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư (Chính phủ, 05/3/2020); Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Nghị định 09/2010/NĐ-CP về công tác văn thư (đã hết hiệu lực); Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (Bộ Nội vụ, 19/01/2011, đã hết hiệu lực). Biên soạn bởi đội ngũ UniDoc.