Phân biệt công văn, tờ trình, quyết định, thông báo, biên bản
Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP (Chính phủ, 2020) liệt kê 29 loại văn bản hành chính, trong đó năm loại dùng nhiều nhất hằng ngày là công văn, tờ trình, quyết định, thông báo và biên bản. Chúng khác nhau ở bốn điểm quyết định: mục đích sử dụng (trao đổi, đề xuất, quyết định, thông tin, ghi nhận), hướng gửi (lên cấp trên, xuống cấp dưới hay ngang cấp), có ghi tên loại văn bản hay không, và kết cấu bắt buộc. Chọn sai loại văn bản là sai từ bước đầu tiên — thể thức trình bày có chuẩn đến mấy cũng không cứu được một tờ trình bị soạn thành công văn.
Cập nhật: tháng 8/2026 — Biên soạn bởi đội ngũ UniDoc
Văn bản hành chính gồm những loại nào?
Văn bản hành chính là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức. Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP liệt kê 29 loại: nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo và thư công.
Có thể quy 29 loại này về bốn nhóm chức năng để chọn nhanh:
| Nhóm chức năng | Câu hỏi xác định | Loại văn bản tiêu biểu |
|---|---|---|
| Ra mệnh lệnh, làm phát sinh quyền – nghĩa vụ | "Có ai buộc phải thực hiện điều gì sau văn bản này không?" | Quyết định, chỉ thị, nghị quyết cá biệt, quy chế, quy định |
| Đề xuất, xin ý kiến cấp trên | "Mình đang xin cấp trên phê duyệt việc gì?" | Tờ trình, công văn đề nghị |
| Thông tin, trao đổi | "Mình đang báo cho người khác biết hoặc hỏi họ điều gì?" | Công văn, thông báo, công điện, giấy mời |
| Ghi nhận, tổng hợp sự việc | "Mình đang ghi lại điều đã xảy ra?" | Biên bản, báo cáo |
Nguyên tắc chọn loại văn bản: xác định hệ quả pháp lý mong muốn trước, chọn tên loại sau. Nếu văn bản cần làm phát sinh nghĩa vụ cho một chủ thể cụ thể thì phải là quyết định; nếu chỉ để thông tin hoặc trao đổi thì công văn, thông báo là đủ và không được dùng quyết định.
Thể thức trình bày chung cho mọi loại — 9 thành phần bắt buộc, khổ giấy, lề, cỡ chữ — có trong bài thể thức văn bản hành chính chuẩn Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Bảng so sánh sáu loại văn bản dùng nhiều nhất
| Tiêu chí | Công văn | Tờ trình | Quyết định (cá biệt) | Thông báo | Báo cáo | Biên bản |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Mục đích | Trao đổi, đề nghị, trả lời, đôn đốc | Đề xuất cấp trên phê duyệt | Ra mệnh lệnh, giải quyết một việc cụ thể | Truyền đạt thông tin cần biết | Tổng hợp tình hình, kết quả | Ghi nhận diễn biến sự việc tại chỗ |
| Hướng gửi | Lên, xuống, ngang cấp | Chỉ gửi lên cấp trên | Xuống cấp dưới, đối tượng thi hành | Xuống cấp dưới, ra bên ngoài | Lên cấp trên | Nội bộ, lưu hồ sơ |
| Ghi tên loại trên văn bản | Không | Có | Có | Có | Có | Có |
| Chữ viết tắt tên loại | Không có | TTr | QĐ | TB | BC | BB |
| Ví dụ số, ký hiệu | Số: 42/UBND-VP | Số: 22/TTr-PTC | Số: 15/QĐ-UBND | Số: 41/TB-VP | Số: 07/BC-SGDĐT | Số: 03/BB-HĐ |
| Có trích yếu không | Có, đặt dưới số ký hiệu | Có, đặt dưới tên loại | Có, đặt dưới tên loại | Có | Có | Có |
| Kết cấu | Văn xuôi, 3 phần | Ba phần: căn cứ – nội dung – kiến nghị | Theo điều khoản (Điều 1, 2, 3…) | Văn xuôi hoặc gạch đầu dòng | Theo mục, có số liệu | Theo trình tự thời gian, có chữ ký các bên |
| Người ký | Người có thẩm quyền hoặc được ủy quyền | Người đứng đầu đơn vị đề xuất | Chỉ người có thẩm quyền quyết định | Người đứng đầu hoặc chánh văn phòng ký thừa lệnh | Người đứng đầu đơn vị báo cáo | Chủ trì và thư ký, các bên liên quan |
| Làm phát sinh nghĩa vụ | Không | Không | Có | Không | Không | Ghi nhận, làm chứng cứ |
Ba khác biệt dễ nhớ nhất từ bảng trên: công văn là loại duy nhất không ghi tên loại và không có chữ viết tắt tên loại trong ký hiệu; tờ trình là loại duy nhất chỉ đi lên cấp trên; quyết định là loại duy nhất làm phát sinh nghĩa vụ phải thi hành.
Công văn dùng khi nào và viết thế nào?
Công văn là văn bản không có tên loại, dùng để giao dịch, trao đổi công việc giữa các cơ quan, tổ chức hoặc giữa cơ quan với cá nhân, khi công việc chưa đến mức phải ra quyết định và không thuộc dạng đề xuất phê duyệt.
Các dạng công văn thông dụng và cách nhận biết qua trích yếu:
| Dạng công văn | Trích yếu điển hình | Dùng khi |
|---|---|---|
| Công văn đề nghị | "V/v đề nghị phối hợp tổ chức…" | Nhờ đơn vị ngang cấp hoặc bên ngoài phối hợp |
| Công văn trả lời | "V/v trả lời Công văn số …/…" | Phúc đáp một công văn đã nhận |
| Công văn đôn đốc | "V/v đôn đốc báo cáo tiến độ…" | Nhắc cấp dưới thực hiện việc đã giao |
| Công văn hướng dẫn | "V/v hướng dẫn thực hiện…" | Giải thích cách thực hiện một quy định |
| Công văn xin ý kiến | "V/v xin ý kiến về dự thảo…" | Lấy ý kiến các đơn vị liên quan |
Kết cấu ba phần của phần nội dung công văn: đặt vấn đề (căn cứ, lý do viết công văn — dẫn đúng số, ký hiệu, ngày tháng của văn bản liên quan), giải quyết vấn đề (nội dung chính, mỗi ý một đoạn), kết thúc (đề nghị cụ thể, thời hạn, đầu mối liên hệ).
Hai lỗi hay gặp riêng với công văn: ghi thêm dòng "CÔNG VĂN" phía trên trích yếu — sai, vì công văn không ghi tên loại; và đặt ký hiệu thành "Số: 42/CV-UBND" — sai, vì công văn không có chữ viết tắt tên loại, ký hiệu đúng là "Số: 42/UBND-VP" với VP là đơn vị soạn thảo.
Tờ trình khác công văn đề nghị ở điểm nào?
Tờ trình là văn bản đề xuất cấp trên xem xét, phê duyệt một chủ trương, phương án, dự thảo văn bản hoặc một vấn đề cụ thể thuộc thẩm quyền quyết định của cấp trên. Điểm phân biệt với công văn đề nghị: tờ trình chỉ gửi lên cấp trên trực tiếp và luôn kết thúc bằng một kiến nghị cần được phê duyệt; công văn đề nghị có thể gửi ngang cấp và không nhất thiết dẫn tới một quyết định phê duyệt.
Kết cấu tờ trình gồm ba phần bắt buộc:
- Căn cứ và lý do: nêu cơ sở pháp lý (dẫn đúng số hiệu văn bản) và cơ sở thực tiễn dẫn tới đề xuất. Phần này ngắn, không quá một phần tư dung lượng.
- Nội dung đề xuất: phương án cụ thể, kèm số liệu — kinh phí, nhân sự, thời gian, phạm vi. Nếu có nhiều phương án, phải nêu ưu nhược điểm từng phương án và chỉ rõ phương án kiến nghị chọn.
- Kiến nghị: nêu chính xác việc đề nghị cấp trên làm — "kính đề nghị… xem xét, phê duyệt…", kèm danh mục hồ sơ gửi kèm.
Lỗi làm tờ trình bị trả lại nhiều nhất là phần 3 viết chung chung: "kính trình lãnh đạo xem xét, chỉ đạo" mà không nêu rõ đề nghị phê duyệt điều gì. Cấp trên không thể ký một văn bản không nói rõ mình đang phê duyệt cái gì. Phần 2 thiếu số liệu cũng là lý do phổ biến khiến hồ sơ bị trả về bổ sung, kéo dài thêm một vòng luân chuyển.
Quyết định cá biệt trình bày theo điều khoản như thế nào?
Quyết định (cá biệt) là văn bản do người có thẩm quyền ban hành để giải quyết một công việc cụ thể đối với đối tượng cụ thể — bổ nhiệm, điều động, thành lập hội đồng, phê duyệt kết quả, xử lý kỷ luật. Đây là loại duy nhất trong nhóm này làm phát sinh quyền và nghĩa vụ phải thi hành.
Quyết định cá biệt trình bày theo kết cấu điều khoản, không viết văn xuôi liền mạch:
- Phần căn cứ: mỗi căn cứ một dòng, bắt đầu bằng "Căn cứ…", kết thúc bằng dấu chấm phẩy; dòng cuối cùng là căn cứ đề xuất ("Theo đề nghị của…") và kết thúc bằng dấu phẩy.
- Từ "QUYẾT ĐỊNH:" đặt riêng một dòng, in hoa, đậm.
- Điều 1: nội dung chính — quyết định điều gì, với ai, từ thời điểm nào.
- Điều 2: các nội dung liên quan — kinh phí, trách nhiệm thực hiện, hiệu lực thi hành.
- Điều 3: điều khoản thi hành — nêu rõ các đối tượng chịu trách nhiệm thi hành quyết định.
Thứ tự các căn cứ đi từ văn bản có hiệu lực pháp lý cao xuống thấp: luật, nghị định, thông tư, rồi đến quyết định thành lập, quy chế của chính cơ quan ban hành, cuối cùng là văn bản đề xuất. Đảo thứ tự này là lỗi bị văn thư trả về khá thường xuyên. Cách viết hoa tên loại văn bản khi viện dẫn trong phần căn cứ ("Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP…") theo Phụ lục II của nghị định, chi tiết ở bài quy tắc viết hoa, viết tắt, số và đơn vị đo trong văn bản.
Về thẩm quyền ký, các hình thức ký thay được ghi phía trên chức vụ người ký:
| Ký hiệu | Ý nghĩa | Dùng khi |
|---|---|---|
| (không ghi gì) | Người đứng đầu ký trực tiếp | Trường hợp thông thường |
| KT. | Ký thay | Cấp phó ký thay người đứng đầu trong phạm vi được phân công |
| TM. | Thay mặt | Cơ quan làm việc theo chế độ tập thể |
| TL. | Thừa lệnh | Người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan ký theo lệnh, với văn bản được giao |
| TUQ. | Thừa ủy quyền | Được ủy quyền bằng văn bản trong thời hạn và phạm vi nhất định |
| Q. | Quyền | Người giữ quyền người đứng đầu khi chưa có quyết định chính thức |
Quyết định về nhân sự và các vấn đề thuộc thẩm quyền riêng của người đứng đầu thường không được ký thừa lệnh — đây là điểm cần đối chiếu quy chế làm việc của từng cơ quan trước khi trình ký.
Thông báo, báo cáo và biên bản khác nhau ở đâu?
Ba loại này đều không làm phát sinh nghĩa vụ mới, nhưng phục vụ ba mục đích khác hẳn nhau.
Thông báo truyền đạt thông tin để đối tượng nhận biết và thực hiện theo — kết quả cuộc họp, lịch làm việc, chủ trương đã được quyết định, kết quả tuyển dụng. Thông báo chỉ truyền đạt lại nội dung đã được quyết định ở văn bản khác, nó không tự tạo ra quyết định. Viết "Thông báo về việc bổ nhiệm ông A" mà chưa có quyết định bổ nhiệm là dùng sai loại văn bản.
Báo cáo tổng hợp tình hình, kết quả thực hiện gửi lên cấp trên. Kết cấu chuẩn gồm: kết quả đạt được kèm số liệu, tồn tại – hạn chế và nguyên nhân, phương hướng và kiến nghị. Báo cáo không có số liệu cụ thể là báo cáo chưa hoàn thành chức năng của nó.
Biên bản ghi nhận diễn biến một sự việc đang hoặc vừa xảy ra, lập tại chỗ và có chữ ký xác nhận của những người liên quan — biên bản họp, biên bản bàn giao, biên bản vi phạm, biên bản nghiệm thu.
Giá trị của biên bản nằm ở thời điểm lập: biên bản được đọc lại và ký ngay trong buổi làm việc là chứng cứ; biên bản dựng lại từ trí nhớ sau nhiều ngày chỉ còn là bản ghi chép nội bộ. Ba yêu cầu riêng của biên bản: ghi chính xác thời gian bắt đầu và kết thúc, ghi đủ thành phần tham dự (có mặt và vắng mặt), và có chữ ký của người chủ trì cùng thư ký. Biên bản được ký ngay tại chỗ; biên bản lập lại từ trí nhớ sau nhiều ngày sẽ mất giá trị chứng cứ khi có tranh chấp.
Năm tình huống dùng nhầm loại văn bản và hậu quả
| # | Tình huống | Dùng sai | Đúng phải là | Hậu quả thực tế |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Đơn vị xin phê duyệt kinh phí tổ chức hội thảo | Công văn đề nghị gửi lãnh đạo cấp trên | Tờ trình kèm dự toán | Hồ sơ bị trả về bổ sung, mất thêm một vòng luân chuyển |
| 2 | Thành lập hội đồng đánh giá | Thông báo thành lập hội đồng | Quyết định thành lập hội đồng | Hội đồng không có cơ sở pháp lý, kết quả làm việc có thể bị đặt vấn đề |
| 3 | Truyền đạt kết luận cuộc họp giao ban | Biên bản gửi các đơn vị | Thông báo kết luận, kèm biên bản lưu nội bộ | Biên bản là tài liệu nội bộ, gửi ra ngoài không đúng chức năng |
| 4 | Nhắc đơn vị nộp báo cáo quá hạn | Quyết định yêu cầu nộp báo cáo | Công văn đôn đốc | Dùng quyết định cho việc không cần mệnh lệnh, gây nặng nề không cần thiết |
| 5 | Bàn giao tài sản giữa hai bộ phận | Công văn bàn giao | Biên bản bàn giao có chữ ký hai bên | Không có chữ ký xác nhận, khó xử lý khi phát sinh thiếu hụt |
Tình huống 1 là trường hợp phổ biến nhất ở khối hành chính, sự nghiệp: chuyên viên quen soạn công văn nên dùng công văn cho mọi việc, kể cả khi đang xin phê duyệt. Cách phân biệt trong một câu: xin cấp trên đồng ý một việc thì viết tờ trình; những việc còn lại mới cân nhắc công văn.
Tình huống 3 cũng hay gặp sau các cuộc họp giao ban: biên bản họp là tài liệu ghi nhận diễn biến, lưu hồ sơ; văn bản gửi các đơn vị để triển khai phải là thông báo kết luận, trong đó nêu rõ nhiệm vụ, đơn vị chủ trì và thời hạn.
Checklist chọn đúng loại văn bản trước khi soạn
- [ ] Xác định hệ quả mong muốn: có làm phát sinh nghĩa vụ phải thi hành không? Có thì dùng quyết định
- [ ] Văn bản gửi lên cấp trên để xin phê duyệt? Dùng tờ trình, không dùng công văn
- [ ] Chỉ truyền đạt thông tin đã được quyết định? Dùng thông báo, dẫn chiếu văn bản gốc
- [ ] Ghi nhận sự việc tại chỗ, cần chữ ký các bên? Dùng biên bản, ký ngay trong buổi
- [ ] Tổng hợp kết quả gửi cấp trên, có số liệu? Dùng báo cáo
- [ ] Công văn: không ghi tên loại, ký hiệu không có chữ viết tắt tên loại
- [ ] Chữ viết tắt tên loại đúng Phụ lục III: QĐ, TTr, TB, BC, BB, KH
- [ ] Quyết định: căn cứ xếp từ hiệu lực pháp lý cao xuống thấp, kết cấu theo điều khoản
- [ ] Tờ trình: phần kiến nghị nêu rõ đề nghị phê duyệt điều gì, kèm danh mục hồ sơ
- [ ] Người ký đúng thẩm quyền; hình thức ký thay (KT., TM., TL., TUQ.) đúng quy chế cơ quan
- [ ] Trích yếu nêu đúng bản chất việc, bắt đầu bằng "V/v" với công văn
- [ ] Phần "Nơi nhận" đủ đối tượng thi hành, phối hợp và lưu
Trên UniDoc, mỗi loại văn bản có mẫu riêng khóa sẵn cả thể thức lẫn kết cấu nội dung — mẫu quyết định có sẵn khối căn cứ và các điều khoản, mẫu tờ trình có sẵn ba phần căn cứ – nội dung – kiến nghị, mẫu công văn tự bỏ dòng tên loại và sinh ký hiệu đúng dạng không có chữ viết tắt tên loại. Người soạn chọn đúng loại ở bước đầu là phần còn lại không thể sai thể thức. Xem thêm hướng dẫn sử dụng UniDoc hoặc liên hệ với UniDoc nếu cần bộ mẫu riêng theo quy chế của cơ quan.
Câu hỏi thường gặp
Công văn và tờ trình khác nhau thế nào?
Tờ trình chỉ gửi lên cấp trên trực tiếp để xin phê duyệt một việc cụ thể và luôn kết thúc bằng kiến nghị phê duyệt; công văn dùng để trao đổi, đề nghị, trả lời, đôn đốc và có thể gửi lên, xuống hoặc ngang cấp. Về hình thức, tờ trình ghi tên loại "TỜ TRÌNH" và có chữ viết tắt TTr trong ký hiệu; công văn không ghi tên loại và ký hiệu không có chữ viết tắt tên loại.
Ký hiệu công văn viết thế nào cho đúng?
Ký hiệu công văn gồm chữ viết tắt tên cơ quan ban hành và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo, ngăn cách bằng dấu gạch nối — ví dụ "Số: 42/UBND-VP". Không viết "Số: 42/CV-UBND" vì công văn không có chữ viết tắt tên loại văn bản theo Phụ lục III Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Đây là lỗi ký hiệu phổ biến nhất trong văn bản hành chính.
Quyết định cá biệt khác quyết định quy phạm pháp luật ở đâu?
Quyết định cá biệt áp dụng cho đối tượng cụ thể, việc cụ thể, dùng một lần (bổ nhiệm ông A, thành lập hội đồng B) và thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Quyết định quy phạm pháp luật chứa quy tắc xử sự chung, áp dụng nhiều lần cho nhiều đối tượng và tuân theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật với quy trình soạn thảo, thẩm định riêng.
Thông báo có cần căn cứ pháp lý không?
Thông báo không trình bày theo kết cấu "Căn cứ…" như quyết định, nhưng phải dẫn chiếu văn bản gốc mà nó truyền đạt — ví dụ "Thực hiện Quyết định số …/QĐ-… ngày …". Thông báo không tự tạo ra nội dung mới: nếu chưa có văn bản gốc nào quyết định việc đó thì phải ban hành quyết định trước, thông báo sau.
Biên bản họp có bắt buộc mọi người tham dự ký không?
Không bắt buộc mọi người, nhưng bắt buộc có chữ ký của người chủ trì và thư ký. Với biên bản có tính chất xác nhận giữa các bên — bàn giao tài sản, nghiệm thu, làm việc với đối tác, xử lý vi phạm — thì đại diện các bên liên quan phải ký. Biên bản nên được đọc lại và ký ngay tại chỗ; biên bản lập lại sau nhiều ngày mất phần lớn giá trị chứng cứ.
KT., TM., TL., TUQ. khác nhau thế nào?
KT. (ký thay) dùng khi cấp phó ký thay người đứng đầu trong phạm vi được phân công. TM. (thay mặt) dùng cho cơ quan làm việc theo chế độ tập thể. TL. (thừa lệnh) dùng khi người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan ký theo lệnh với một số loại văn bản được giao. TUQ. (thừa ủy quyền) dùng khi được ủy quyền bằng văn bản trong thời hạn và phạm vi cụ thể. Phạm vi áp dụng từng hình thức phải đối chiếu quy chế làm việc của chính cơ quan.
Có bao nhiêu loại văn bản hành chính theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP?
29 loại, quy định tại Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, từ nghị quyết cá biệt, quyết định cá biệt, chỉ thị, quy chế, quy định cho đến các loại giấy tờ như giấy mời, giấy giới thiệu, phiếu gửi, phiếu chuyển và thư công. Trong thực tế công việc hằng ngày, khoảng năm đến bảy loại chiếm phần lớn số văn bản phát hành của một cơ quan.
Tóm tắt
- Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định 29 loại văn bản hành chính; chọn loại theo hệ quả pháp lý mong muốn, không theo thói quen.
- Quyết định là loại duy nhất làm phát sinh nghĩa vụ phải thi hành, trình bày theo điều khoản với phần căn cứ xếp từ hiệu lực cao xuống thấp.
- Tờ trình chỉ gửi lên cấp trên và bắt buộc kết thúc bằng kiến nghị phê duyệt cụ thể, kèm số liệu.
- Công văn không ghi tên loại, ký hiệu không có chữ viết tắt tên loại — "Số: 42/UBND-VP", không phải "42/CV-UBND".
- Thông báo chỉ truyền đạt nội dung đã được quyết định ở văn bản khác; biên bản ghi nhận sự việc tại chỗ và phải ký ngay.
- Năm tình huống dùng nhầm loại hay gặp nhất đều xuất phát từ một nguyên nhân: soạn theo mẫu quen tay thay vì xác định mục đích trước.
Nguồn tham khảo: Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư (Chính phủ, ban hành 05/3/2020) — Điều 7 về các loại văn bản hành chính, Điều 8 về thể thức, quy định về ký ban hành văn bản, Phụ lục I về kỹ thuật trình bày, Phụ lục II về viết hoa, Phụ lục III về chữ viết tắt tên loại văn bản; Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật đối với phần phân biệt văn bản quy phạm và văn bản cá biệt. Biên soạn bởi đội ngũ UniDoc.