Quy tắc viết hoa, viết tắt, số và đơn vị đo trong văn bản
Quy tắc viết hoa trong văn bản hành chính Việt Nam được quy định tại Phụ lục II Nghị định 30/2020/NĐ-CP (Chính phủ, ban hành 05/3/2020), chia thành các nhóm: viết hoa vì phép đặt câu, tên người, tên địa lý, tên cơ quan – tổ chức, tên loại văn bản, tên ngày lễ, chức vụ – học vị, danh từ riêng hóa. Nguyên tắc gây nhầm nhiều nhất là tên cơ quan, tổ chức: chỉ viết hoa chữ cái đầu của các từ, cụm từ chỉ loại hình và lĩnh vực hoạt động, không viết hoa toàn bộ âm tiết — viết "Bộ Tài nguyên và Môi trường", không viết "Bộ Tài Nguyên và Môi Trường". Với số và đơn vị đo, tiếng Việt dùng dấu phẩy làm dấu thập phân (0,75) và dấu chấm phân nhóm nghìn (1.250.000) — ngược hoàn toàn với tiếng Anh.
Cập nhật: tháng 8/2026 — Biên soạn bởi đội ngũ UniDoc
Quy tắc viết hoa tiếng Việt căn cứ vào văn bản nào?
Văn bản pháp lý hiện hành quy định trực tiếp cách viết hoa là Phụ lục II Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Phụ lục này ban hành cho văn bản hành chính, nhưng trên thực tế được các cơ sở đào tạo, nhà xuất bản và cơ quan báo chí dùng làm chuẩn tham chiếu chung cho tiếng Việt viết chính thức, kể cả luận văn và bài báo khoa học.
Phụ lục II Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định viết hoa tên cơ quan, tổ chức theo nguyên tắc: viết hoa chữ cái đầu của các từ, cụm từ chỉ loại hình cơ quan, tổ chức; chức năng, lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức — không viết hoa toàn bộ các âm tiết trong tên gọi.
Ba lý do khiến việc viết hoa sai lan rộng: thói quen viết hoa "cho trang trọng" mọi từ trong tên cơ quan; template cũ soạn theo Thông tư 01/2011/TT-BNV đã hết hiệu lực vẫn còn lưu trong máy; và tính năng tự động viết hoa của Word (AutoCorrect) can thiệp vào văn bản mà người soạn không để ý. Toàn bộ 9 thành phần thể thức và thông số trình bày đi kèm có trong bài thể thức văn bản hành chính chuẩn Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Bảng tra viết hoa theo từng nhóm
Bảng dưới đây gom các nhóm hay dùng nhất, mỗi nhóm kèm một ví dụ sai và một ví dụ đúng để đối chiếu nhanh khi rà bản thảo.
| Nhóm | Nguyên tắc | Viết sai | Viết đúng |
|---|---|---|---|
| Phép đặt câu | Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của câu, sau dấu chấm, chấm hỏi, chấm than và khi xuống dòng | "…theo quy định. thời hạn là 15 ngày" | "…theo quy định. Thời hạn là 15 ngày" |
| Tên người | Viết hoa chữ cái đầu tất cả các âm tiết | "nguyễn văn an" | "Nguyễn Văn An" |
| Tên địa lý | Viết hoa chữ cái đầu các âm tiết cấu thành tên riêng, không dùng gạch nối cho địa danh tiếng Việt | "tỉnh bà rịa – vũng tàu" | "tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu" |
| Tên cơ quan, tổ chức | Viết hoa chữ cái đầu các từ, cụm từ chỉ loại hình, chức năng, lĩnh vực hoạt động | "Bộ Tài Nguyên Và Môi Trường" | "Bộ Tài nguyên và Môi trường" |
| Tên loại văn bản khi viện dẫn đầy đủ | Viết hoa chữ cái đầu tên loại văn bản | "nghị định số 30/2020/NĐ-CP" | "Nghị định số 30/2020/NĐ-CP" |
| Chức vụ, học hàm, học vị gắn với tên người | Viết hoa chữ cái đầu của chức vụ, học vị đứng liền tên người | "giáo sư Trần Văn Bình" | "Giáo sư Trần Văn Bình" |
| Tên ngày lễ, ngày kỷ niệm | Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết tạo thành tên gọi | "ngày quốc khánh" | "ngày Quốc khánh" |
| Danh từ riêng hóa | Một số danh từ chung được dùng như danh từ riêng | "nhà nước Việt Nam", "nhân dân" (khi dùng như danh từ riêng hóa) | "Nhà nước", "Nhân dân" |
Ba trường hợp hay bị viết hoa thừa: chức vụ đứng một mình không gắn tên người ("giám đốc đã ký" — không viết hoa), tên ngành nghề, lĩnh vực chung ("ngành giáo dục" — không viết hoa), và các từ sau dấu hai chấm trong câu liệt kê.
Vì sao tên cơ quan là nhóm sai nhiều nhất?
Vì phải phân biệt được đâu là "từ chỉ loại hình, chức năng, lĩnh vực" — thành phần được viết hoa chữ cái đầu — và đâu là từ nối, từ phụ trợ trong cụm.
| Tên cơ quan | Viết đúng | Ghi chú |
|---|---|---|
| Ủy ban nhân dân tỉnh | "Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Giang" | "nhân dân" ở đây thuộc cụm chỉ loại hình, không tách viết hoa từng âm tiết |
| Bộ đa lĩnh vực | "Bộ Kế hoạch và Đầu tư" | Hai lĩnh vực, mỗi lĩnh vực viết hoa chữ cái đầu, từ nối "và" viết thường |
| Sở chuyên môn | "Sở Giáo dục và Đào tạo" | Không viết "Sở Giáo Dục và Đào Tạo" |
| Đơn vị trực thuộc | "Phòng Tổ chức - Hành chính" | Viết hoa chữ cái đầu từng bộ phận chức năng |
| Trường đại học | "Trường Đại học Bách khoa Hà Nội" | Tên riêng của trường viết hoa chữ cái đầu, không viết hoa toàn bộ âm tiết |
Cách kiểm tra nhanh khi không chắc: tra tên cơ quan đó trên chính văn bản do cơ quan đó ban hành hoặc trên cổng thông tin điện tử chính thức, thay vì suy đoán. Tên cơ quan viết sai trong phần "Nơi nhận" hoặc "Kính gửi" là lỗi bị trả lại văn bản khá thường xuyên.
Viết tắt trong văn bản hành chính và trong luận văn
Quy tắc viết tắt khác nhau giữa hai loại văn bản, và nhầm lẫn giữa chúng gây lỗi cho cả hai phía.
Trong văn bản hành chính, chữ viết tắt tên loại văn bản dùng ở phần số, ký hiệu được quy định tại Phụ lục III Nghị định 30/2020/NĐ-CP:
| Tên loại văn bản | Chữ viết tắt | Ví dụ số, ký hiệu |
|---|---|---|
| Quyết định (cá biệt) | QĐ | Số: 15/QĐ-UBND |
| Báo cáo | BC | Số: 07/BC-SGDĐT |
| Tờ trình | TTr | Số: 22/TTr-PTC |
| Thông báo | TB | Số: 41/TB-VP |
| Kế hoạch | KH | Số: 09/KH-UBND |
| Biên bản | BB | Số: 03/BB-HĐ |
| Công văn | (không có chữ viết tắt tên loại) | Số: 42/UBND-VP |
Công văn là ngoại lệ đáng nhớ nhất: ký hiệu công văn gồm chữ viết tắt tên cơ quan ban hành và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo, không có chữ viết tắt tên loại. Cách dùng đúng từng loại văn bản được phân tích trong bài phân biệt công văn, tờ trình, quyết định, thông báo, biên bản.
Trong luận văn, bài báo khoa học, quy tắc là ba bước cố định:
- Lần xuất hiện đầu tiên: viết đầy đủ, kèm chữ viết tắt trong ngoặc đơn — "phân tích nhân tố khám phá (EFA)".
- Các lần sau: chỉ dùng chữ viết tắt.
- Lập Danh mục ký hiệu, chữ viết tắt ở đầu quyển, xếp theo bảng chữ cái.
Ba điều nên tránh: viết tắt xuất hiện lần đầu ở tiêu đề chương hoặc tên bảng mà chưa được giải thích trong thân bài; viết tắt một thuật ngữ chỉ dùng 2–3 lần trong cả quyển (không tiết kiệm được gì mà làm khó người đọc); và tự đặt chữ viết tắt riêng khi ngành đã có ký hiệu chuẩn. Các lỗi viết tắt cùng nhóm với lỗi văn phong học thuật được liệt kê trong bài 15 lỗi chính tả, văn phong thường gặp khi viết luận văn tiếng Việt.
Cách viết số, ngày tháng và dấu phân cách
Quy ước viết số trong tiếng Việt khác tiếng Anh ở chính hai dấu quan trọng nhất, nên đây là nhóm lỗi hay xuất hiện ở các văn bản có phần song ngữ hoặc số liệu chép từ tài liệu nước ngoài.
| Trường hợp | Quy ước tiếng Việt | Quy ước tiếng Anh | Lỗi thường gặp |
|---|---|---|---|
| Dấu thập phân | Dấu phẩy: 0,75 | Dấu chấm: 0.75 | Giữ nguyên dấu chấm khi chép số liệu từ tài liệu tiếng Anh |
| Phân nhóm nghìn | Dấu chấm: 1.250.000 | Dấu phẩy: 1,250,000 | Trộn hai kiểu trong cùng một bảng số liệu |
| Ngày trong văn bản hành chính | "ngày 05 tháng 3 năm 2020" — ngày nhỏ hơn 10 và tháng 01, 02 thêm số 0 phía trước | "5 March 2020" | Viết "ngày 5 tháng 3", thiếu số 0 |
| Phần trăm | Viết liền số: 58,3% | 58.3% | Đặt khoảng trắng trước ký hiệu % |
| Khoảng giá trị | Dùng gạch nối en dash: 20–25mm | 20–25 mm | Dùng dấu gạch ngang dài hoặc dấu trừ |
| Số thứ tự đầu câu | Viết bằng chữ: "Ba phương án được đề xuất…" | Tương tự | Bắt đầu câu bằng chữ số |
Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định cách ghi thời gian ban hành văn bản: những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và các tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở phía trước — viết "ngày 05 tháng 3 năm 2020", "ngày 15 tháng 01 năm 2026".
Đây là chi tiết bị văn thư trả lại nhiều nhưng hiếm khi được nhắc trong các bài hướng dẫn phổ thông, vì nó nằm ở phần kỹ thuật trình bày chứ không nằm trong điều khoản chính của nghị định.
Trong luận văn, số liệu thống kê phải nhất quán về số chữ số thập phân trong cùng một bảng: đã lấy hai chữ số thập phân cho hệ số beta thì mọi hệ số trong bảng đều hai chữ số, kể cả khi phần thập phân là 0 (viết 0,40 chứ không viết 0,4).
Đơn vị đo viết thế nào cho đúng chuẩn?
Đơn vị đo pháp định tại Việt Nam dựa trên hệ đơn vị quốc tế SI, được quy định trong Luật Đo lường số 04/2011/QH13 (Quốc hội, 2011). Bốn quy tắc kỹ thuật áp dụng cho mọi văn bản có số liệu:
- Có khoảng trắng giữa số và ký hiệu đơn vị: 5 kg, 25 °C, 210 mm. Ngoại lệ: ký hiệu phần trăm và độ góc viết liền số (58,3%, 45°).
- Ký hiệu đơn vị không có dấu chấm ở cuối và không thêm dấu hiệu số nhiều: viết "5 kg", không viết "5 kg." hay "5 kgs".
- Phân biệt chữ hoa – chữ thường trong ký hiệu: đơn vị đặt theo tên người viết hoa chữ cái đầu (N — newton, W — watt, Pa — pascal), các đơn vị còn lại viết thường (m, kg, s). Tiền tố mega viết hoa (MW), tiền tố kilo viết thường (kW) — viết "Kw" hay "KW" đều sai.
- Không trộn ký hiệu với chữ: viết "km/h" hoặc "kilômét trên giờ", không viết "km/giờ".
| Ký hiệu sai | Ký hiệu đúng | Lý do |
|---|---|---|
| 25Kg | 25 kg | Thiếu khoảng trắng; k viết thường, g viết thường |
| 100 Km | 100 km | Tiền tố kilo luôn viết thường |
| 5 Mw | 5 MW | M (mega) viết hoa, W (watt) viết hoa vì đặt theo tên người |
| 30 giây/s | 30 s | Không lặp cả chữ lẫn ký hiệu |
| 25 % | 25% | Ký hiệu phần trăm viết liền số |
| 3 cm3 | 3 cm³ | Số mũ phải là chỉ số trên, không viết ngang hàng |
Với luận văn kỹ thuật, ký hiệu toán học và đơn vị trong công thức nên trình bày bằng Equation Editor thay vì gõ chữ thường, để chỉ số trên, chỉ số dưới hiển thị đúng khi in — chi tiết ở bài cách trình bày bảng biểu, hình vẽ, công thức trong luận văn.
Sai lầm thường gặp và cách phát hiện hàng loạt
Sáu lỗi dưới đây chiếm phần lớn lỗi viết hoa, viết số trong bản thảo nộp lần đầu, kèm cách rà soát nhanh trên toàn văn bản:
| # | Lỗi | Cách phát hiện hàng loạt |
|---|---|---|
| 1 | Viết hoa toàn bộ âm tiết tên cơ quan | Tìm kiếm (Ctrl+F) các từ "Và", "Của", "Về" viết hoa giữa câu — dấu hiệu chắc chắn của viết hoa thừa |
| 2 | AutoCorrect của Word tự viết hoa sau dấu chấm trong số thập phân hoặc sau tên viết tắt | Tắt AutoCorrect trước khi soạn, rồi rà lại các câu bắt đầu bằng số |
| 3 | Trộn dấu thập phân kiểu Việt và kiểu Anh trong cùng bảng | Lọc cột số liệu, tìm ký tự "." trong bảng tiếng Việt |
| 4 | Thiếu số 0 ở ngày nhỏ hơn 10 và tháng 01, 02 | Tìm chuỗi "ngày " và kiểm tra ký tự liền sau |
| 5 | Viết tắt dùng trong bảng, hình nhưng chưa giải thích trong thân bài | Đối chiếu Danh mục chữ viết tắt với các nhãn bảng, hình |
| 6 | Chữ viết tắt tên loại văn bản sai ở phần số, ký hiệu | Đối chiếu với Phụ lục III Nghị định 30/2020/NĐ-CP |
Tình huống thực tế hay gặp ở khối văn phòng: văn bản được soạn từ file mẫu cũ, tên cơ quan trong Quốc hiệu và phần "Nơi nhận" viết hoa toàn bộ âm tiết theo thói quen từ nhiều năm trước. Văn bản đúng nội dung nhưng bị văn thư trả về chỉnh sửa, mất thêm một vòng trình ký. Cách xử lý triệt để không phải là rà từng file mà là thay bộ file mẫu — dùng mẫu đã khóa sẵn thể thức và tên cơ quan viết đúng ngay từ đầu.
Với người viết luận văn, lỗi viết hoa, viết số thuộc nhóm lỗi hình thức và được nhiều hội đồng chấm theo tiêu chí riêng, tách khỏi tiêu chí nội dung khoa học — cùng nhóm với các lỗi trình bày khiến bản thảo bị trả về nêu trong bài 10 lỗi trình bày khiến luận văn bị hội đồng, phòng đào tạo trả về.
Checklist rà soát trước khi trình ký hoặc nộp bài
- [ ] Tên cơ quan, tổ chức viết hoa chữ cái đầu các từ chỉ loại hình, chức năng — không viết hoa mọi âm tiết
- [ ] Chức vụ, học vị chỉ viết hoa khi đứng liền tên người
- [ ] Tên loại văn bản khi viện dẫn đầy đủ được viết hoa chữ cái đầu
- [ ] Không viết hoa tên ngành, lĩnh vực chung và từ sau dấu hai chấm liệt kê
- [ ] Chữ viết tắt tên loại văn bản đúng Phụ lục III; công văn không có chữ viết tắt tên loại
- [ ] Mọi viết tắt trong luận văn đều viết đầy đủ ở lần đầu và có trong Danh mục chữ viết tắt
- [ ] Dấu thập phân dùng dấu phẩy, phân nhóm nghìn dùng dấu chấm, nhất quán toàn văn bản
- [ ] Ngày nhỏ hơn 10 và tháng 01, 02 có số 0 phía trước
- [ ] Số chữ số thập phân nhất quán trong cùng một bảng số liệu
- [ ] Có khoảng trắng giữa số và ký hiệu đơn vị (trừ % và độ góc)
- [ ] Ký hiệu đơn vị đúng chữ hoa – chữ thường, không có dấu chấm cuối
- [ ] Đã tắt AutoCorrect tự động viết hoa trước khi soạn văn bản có nhiều số liệu
Trên UniDoc, phần kiểm tra chính tả và văn phong tiếng Việt rà cả nhóm lỗi hình thức này — viết hoa sai chuẩn tên cơ quan, dấu thập phân không nhất quán, ký hiệu đơn vị sai chữ hoa chữ thường — chứ không chỉ dừng ở lỗi gõ sai âm tiết như công cụ kiểm tra chính tả thông thường. Với văn bản hành chính, mẫu văn bản khóa sẵn thể thức theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP giúp phần Quốc hiệu, tên cơ quan và số ký hiệu không bị soạn sai ngay từ đầu; xem thêm hướng dẫn sử dụng UniDoc.
Câu hỏi thường gặp
Viết "Ủy ban nhân dân" hay "Ủy ban Nhân dân" mới đúng?
Theo cách viết được dùng trong Phụ lục II Nghị định 30/2020/NĐ-CP, viết "Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Giang" — chỉ viết hoa chữ cái đầu của cụm chỉ loại hình cơ quan, phần "nhân dân" trong tên gọi này không tách ra viết hoa riêng. Trường hợp "Nhân dân" viết hoa là khi từ này được dùng như danh từ riêng hóa trong ngữ cảnh trang trọng, không phải khi nằm trong tên cơ quan.
Tên trường đại học viết hoa thế nào?
Viết hoa chữ cái đầu của từ chỉ loại hình và các âm tiết tạo thành tên riêng: "Trường Đại học Kinh tế Quốc dân", "Trường Đại học Bách khoa Hà Nội". Không viết hoa toàn bộ âm tiết kiểu "Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân". Khi không chắc, đối chiếu với cách trường tự ghi tên trên văn bản chính thức và cổng thông tin điện tử của trường.
Số thập phân trong luận văn viết dấu phẩy hay dấu chấm?
Bản tiếng Việt dùng dấu phẩy (0,75; β = 0,41), bản tiếng Anh dùng dấu chấm (0.75; beta = 0.41). Lỗi phổ biến nhất là chép nguyên số liệu từ phần mềm thống kê — vốn xuất theo định dạng tiếng Anh — vào bản tiếng Việt mà không đổi dấu. Nên đổi một lần cho toàn bộ bảng thay vì sửa lẻ tẻ, và kiểm tra lại phần tóm tắt tiếng Anh vì đó là nơi hai quy ước gặp nhau.
Có bắt buộc lập Danh mục chữ viết tắt trong luận văn không?
Có, đây là thành phần bắt buộc trong cấu trúc chuẩn của luận văn tại phần lớn cơ sở đào tạo, đặt sau mục lục và trước phần mở đầu. Danh mục xếp theo bảng chữ cái, mỗi dòng gồm chữ viết tắt và cụm từ đầy đủ; với thuật ngữ tiếng Anh, ghi cả nguyên văn tiếng Anh và nghĩa tiếng Việt. Chi tiết vị trí các thành phần đầu quyển có trong bài quy định trình bày luận văn thạc sĩ.
Viết "5kg" hay "5 kg"?
Viết "5 kg", có khoảng trắng giữa con số và ký hiệu đơn vị, theo quy ước của hệ đơn vị quốc tế SI. Hai ngoại lệ được chấp nhận rộng rãi là ký hiệu phần trăm (58,3%) và độ góc (45°) viết liền số. Ký hiệu đơn vị luôn viết thường trừ những đơn vị đặt theo tên người như N (newton), W (watt), Pa (pascal), và không bao giờ thêm "s" ở cuối để chỉ số nhiều.
Ngày tháng trong văn bản hành chính viết thế nào?
Viết đầy đủ dạng "ngày 05 tháng 3 năm 2020", trong đó ngày nhỏ hơn 10 và các tháng 1, 2 phải thêm số 0 phía trước theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Không viết tắt dạng "05/3/2020" ở phần địa danh, thời gian ban hành của văn bản hành chính. Trong luận văn, cách ghi ngày tháng linh hoạt hơn nhưng phải nhất quán trong toàn quyển và trong danh mục tài liệu tham khảo.
Word có tự phát hiện được lỗi viết hoa sai tên cơ quan không?
Không. Tính năng kiểm tra chính tả của Word đối chiếu từng từ với từ điển, không hiểu quy tắc viết hoa tên cơ quan theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP — "Bộ Tài Nguyên Và Môi Trường" là các từ đúng chính tả nên không bị gạch chân. Ngược lại, tính năng AutoCorrect còn có thể tự viết hoa thêm ở những chỗ không cần. Nhóm lỗi này phải rà bằng công cụ hiểu quy tắc tiếng Việt hoặc rà thủ công theo bảng tra.
Tóm tắt
- Căn cứ pháp lý về viết hoa là Phụ lục II Nghị định 30/2020/NĐ-CP; chữ viết tắt tên loại văn bản ở Phụ lục III.
- Tên cơ quan chỉ viết hoa chữ cái đầu các từ chỉ loại hình, chức năng, lĩnh vực: "Bộ Tài nguyên và Môi trường", không viết hoa mọi âm tiết.
- Chức vụ, học vị chỉ viết hoa khi đứng liền tên người; tên ngành, lĩnh vực chung không viết hoa.
- Công văn là loại văn bản duy nhất không có chữ viết tắt tên loại trong phần số, ký hiệu.
- Tiếng Việt: dấu phẩy thập phân, dấu chấm phân nhóm nghìn — ngược với tiếng Anh; ngày nhỏ hơn 10 và tháng 01, 02 thêm số 0.
- Đơn vị đo theo SI: có khoảng trắng giữa số và ký hiệu (trừ % và °), đúng chữ hoa chữ thường, không dấu chấm cuối, không thêm "s".
Nguồn tham khảo: Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư (Chính phủ, 2020) — Phụ lục II về viết hoa, Phụ lục III về chữ viết tắt tên loại văn bản; Luật Đo lường số 04/2011/QH13 (Quốc hội, 2011) về đơn vị đo pháp định theo hệ SI; TCVN 6909:2001 về bộ mã ký tự tiếng Việt; Từ điển tiếng Việt (Hoàng Phê chủ biên, Viện Ngôn ngữ học, NXB Đà Nẵng, 2003). Biên soạn bởi đội ngũ UniDoc.
Bài viết liên quan
- Thể thức văn bản hành chính chuẩn Nghị định 30/2020/NĐ-CP
- 15 lỗi chính tả, văn phong thường gặp khi viết luận văn tiếng Việt
- Phân biệt công văn, tờ trình, quyết định, thông báo, biên bản
- Quy định trình bày luận văn thạc sĩ: lề, font, giãn dòng, đánh số trang chuẩn
- UniDoc là gì? Trình soạn thảo văn bản theo chuẩn cho người Việt