Cách viết biên bản họp đúng thể thức: mẫu, ghi ý kiến, kết luận
Biên bản họp là văn bản hành chính ghi lại diễn biến, ý kiến phát biểu và kết luận của một cuộc họp. Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP (Chính phủ, 2020) xếp biên bản vào 29 loại văn bản hành chính, ký hiệu viết tắt là BB, và Phụ lục III của nghị định đưa ra khung trình bày ở Mẫu 1.9, có thể chia thành 13 phần. Biên bản đúng thể thức phải có đủ các phần đó, ghi ý kiến theo cấu trúc "ai – nói gì – đề xuất gì" và có phần kết luận nêu rõ việc, người phụ trách, thời hạn. Bài này trình bày từng phần kèm mẫu hoàn chỉnh và checklist.
Cập nhật: tháng 9/2026 — Biên soạn bởi đội ngũ UniDoc
Biên bản họp là gì và thuộc loại văn bản nào theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP?
Biên bản họp là văn bản ghi nhận sự việc tại chỗ, lập trong hoặc ngay sau buổi họp và có chữ ký xác nhận của người chủ trì và người ghi. Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP liệt kê biên bản trong nhóm văn bản hành chính; Phụ lục III quy định chữ viết tắt tên loại là "BB" và đưa mẫu trình bày ở Mẫu 1.9 — mẫu thứ chín trong dãy 10 mẫu văn bản hành chính (Mẫu 1.1 đến Mẫu 1.10). Biên bản có mẫu riêng, không dùng chung Mẫu 1.4 như thông báo, tờ trình hay báo cáo (Mẫu 1.4 gộp 17 loại văn bản có tên loại), và khác Mẫu 1.5 của công văn ở chỗ không có dòng trích yếu "V/v" và "Kính gửi".
Chức năng của biên bản là làm chứng cứ về những gì đã diễn ra và đã được thống nhất tại cuộc họp. Biên bản không tự tạo ra nghĩa vụ mới; việc giao nhiệm vụ cho đơn vị nào thường được truyền đạt tiếp bằng thông báo kết luận hoặc văn bản chỉ đạo.
Đây là điểm phân biệt biên bản với thông báo kết luận. Biên bản là tài liệu lưu hồ sơ, ghi cả quá trình thảo luận, do thư ký lập và ký ngay tại cuộc họp. Thông báo kết luận là văn bản gửi các đơn vị để triển khai, chỉ nêu kết quả và phân công. Bảng phân biệt năm loại văn bản dùng nhiều nhất có trong bài phân biệt công văn, tờ trình, quyết định, thông báo, biên bản.
Phạm vi áp dụng: Nghị định 30/2020/NĐ-CP bắt buộc với cơ quan, tổ chức nhà nước; các tổ chức khác có thể áp dụng theo đặc thù riêng.
Mẫu biên bản họp theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP gồm những phần nào?
Mẫu 1.9 có thể chia thành 13 phần, sắp xếp theo thứ tự từ đầu văn bản đến cuối. Bảng dưới đây được đối chiếu trực tiếp với trang mẫu trong bản gốc Phụ lục III của Nghị định (bản ký số đăng trên cổng thông tin của Chính phủ).
| # | Phần | Cách ghi theo mẫu |
|---|---|---|
| 1 | Quốc hiệu, Tiêu ngữ | Như mọi văn bản hành chính |
| 2 | Tên cơ quan | Tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có) và tên cơ quan ban hành |
| 3 | Số, ký hiệu | Dạng "Số: …/BB-…", phần sau gạch nối là chữ viết tắt tên cơ quan ban hành |
| 4 | Tên loại và tên cuộc họp | "BIÊN BẢN" và dòng tên cuộc họp, hội nghị hoặc hội thảo bên dưới |
| 5 | Thời gian bắt đầu | Giờ, ngày, tháng, năm |
| 6 | Địa điểm | Nơi diễn ra cuộc họp |
| 7 | Thành phần tham dự | Danh sách người tham dự |
| 8 | Chủ trì (chủ tọa) | Họ tên, chức vụ người điều hành |
| 9 | Thư ký (người ghi biên bản) | Họ tên người ghi |
| 10 | Nội dung | Theo diễn biến cuộc họp |
| 11 | Thời gian kết thúc | Câu chốt: "Cuộc họp … kết thúc vào … giờ …, ngày … tháng … năm …" |
| 12 | Chữ ký | THƯ KÝ bên trái, CHỦ TỌA bên phải |
| 13 | Nơi nhận | Danh sách nơi nhận; dòng cuối "Lưu: VT, Hồ sơ" |
Có ba điểm ít người để ý khi đối chiếu với mẫu gốc.
Thứ nhất, Mẫu 1.9 không có dòng "địa danh, ngày … tháng … năm …" đặt dưới quốc hiệu như công văn hay quyết định. Ngày tháng của biên bản nằm ở hai dòng thời gian bắt đầu và kết thúc, nên thiếu một trong hai dòng này là biên bản mất mốc thời gian.
Thứ hai, khối chữ ký đặt thư ký bên trái và chủ tọa bên phải, ngược với nhiều văn bản khác chỉ có một người ký. Chức danh ở khối chữ ký ghi "CHỦ TỌA" dù dòng đầu của mẫu ghi "Chủ trì (chủ tọa)"; cơ quan nên chọn một cách gọi và dùng thống nhất.
Thứ ba, phần dấu ghi là "dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức (nếu có)", tức mẫu không coi đóng dấu là điều kiện bắt buộc. Có đóng dấu hay không theo quy chế văn thư của từng cơ quan.
Khổ giấy A4, font Times New Roman Unicode cỡ 13–14, lề trên và dưới 20–25 mm, lề trái 30–35 mm, lề phải 15–20 mm theo Phụ lục I; chi tiết ở bài thể thức văn bản hành chính chuẩn Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Một biên bản họp hoàn chỉnh trông như thế nào?
Mẫu dưới đây là ví dụ minh họa với tên đơn vị và nhân sự giả định, viết theo bố cục Mẫu 1.9. Phần nội dung được rút gọn để thấy cấu trúc; biên bản thật dài hơn ở mục "Nội dung".
text
TRƯỜNG ĐẠI HỌC X CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
PHÒNG ĐÀO TẠO Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: 07/BB-PĐT
BIÊN BẢN
Họp giao ban công tác đào tạo tháng 9 năm 2026
Thời gian bắt đầu: 08 giờ 30, ngày 15 tháng 9 năm 2026.
Địa điểm: Phòng họp tầng 3, nhà A.
Thành phần tham dự: 8 trưởng, phó các đơn vị thuộc Phòng (7 người có mặt,
1 người vắng có lý do: ông Trần Văn C - đi công tác).
Chủ trì (chủ tọa): Bà Nguyễn Thị B - Trưởng phòng Đào tạo.
Thư ký (người ghi biên bản): Ông Lê Văn D - Chuyên viên.
Nội dung:
1. Báo cáo tiến độ xếp thời khóa biểu học kỳ I
Ông Phạm Văn E (Phó Trưởng phòng) báo cáo: đã xếp 92% số lớp; còn 14 lớp
chưa có phòng học phù hợp. Đề nghị điều chuyển 02 phòng từ Khoa Y.
Ý kiến thảo luận: bà G (Phòng Cơ sở vật chất) cho biết Khoa Y chỉ có thể
nhường phòng vào buổi chiều; ông H đề nghị dồn các lớp buổi sáng sang chiều.
Biểu quyết: 6/7 thành viên có mặt tán thành phương án nhận phòng buổi chiều.
2. Kết luận của chủ tọa
a) Thống nhất phương án dồn 14 lớp sang buổi chiều.
b) Ông Phạm Văn E làm việc với Khoa Y, hoàn thành trước ngày 20/9/2026.
c) Ông Lê Văn D gửi thông báo kết luận đến các khoa trước ngày 16/9/2026.
Cuộc họp kết thúc vào 10 giờ 15, ngày 15 tháng 9 năm 2026./.
THƯ KÝ CHỦ TỌA
(Chữ ký) (Chữ ký)
Lê Văn D Nguyễn Thị B
Nơi nhận:
- Các đơn vị thuộc Phòng;
- Lưu: VT, Hồ sơ.Số liệu 92%, 14 lớp trong ví dụ là số giả định để minh họa cách ghi số liệu cụ thể. Xem lại cách ghi ký hiệu "Số: 07/BB-PĐT" ở bài quy tắc viết hoa, viết tắt, số và đơn vị đo trong văn bản.
Cách ghi ý kiến phát biểu trong biên bản như thế nào?
Ý kiến phát biểu nên ghi theo cấu trúc "ai – nói gì – đề xuất gì", gián tiếp và tóm ý, chỉ ghi nguyên văn trong ba trường hợp cụ thể. Mẫu 1.9 yêu cầu phần nội dung ghi "theo diễn biến cuộc họp", nghĩa là trình tự theo từng nội dung nghị sự; trong từng nội dung, các ý kiến cùng hướng được gộp lại.
| Kiểu ghi | Khi dùng | Ví dụ |
|---|---|---|
| Ghi nguyên văn | Cam kết, số liệu quan trọng, ý kiến bảo lưu hoặc phản đối, phát biểu liên quan đến trách nhiệm | "Ông M cam kết: bàn giao hồ sơ trước 17 giờ ngày 18/9/2026" |
| Ghi gián tiếp, tóm ý | Mặc định cho mọi phát biểu | "Bà G cho biết Khoa Y chỉ có thể nhường phòng vào buổi chiều" |
| Ghi gộp | Nhiều người cùng ý kiến | "Các ông H, K, M đề nghị giữ nguyên lịch thi cuối kỳ" |
Cách ghi kém và cách ghi đạt yêu cầu khác nhau ở độ cụ thể. Ba cặp sau thường gặp nhất ở các biên bản bị trả lại để bổ sung:
| Cách ghi kém | Cách ghi đạt yêu cầu |
|---|---|
| "Ông A nói nhiều về khó khăn của phòng." | "Ông A (Trưởng phòng) báo cáo: thiếu 02 phòng học cho học kỳ I, đề nghị điều chuyển từ Khoa Y." |
| "Mọi người đều đồng ý." | "Biểu quyết: 6/7 thành viên có mặt tán thành; ông K không tán thành vì lo ngại xung đột lịch thực hành." |
| "Sẽ làm sớm." | "Phòng Kế hoạch – Tài chính hoàn thành dự toán trước ngày 30/9/2026." |
Quy tắc đi kèm: mỗi ý kiến ghi đúng tên người, chức vụ nếu người đó không thuộc đơn vị thường xuyên dự họp. Ý kiến ghi lại phải là ý người đó đã nói, không thêm đánh giá của người ghi. Câu "mọi người đều đồng ý" chỉ đúng khi có biểu quyết hoặc chủ tọa hỏi và không ai phản đối, và trong trường hợp ấy biên bản nên ghi rõ đó là hình thức nào.
Cách viết phần kết luận cuộc họp như thế nào?
Phần kết luận là phần duy nhất của biên bản có thể được dùng để đôn đốc thực hiện sau đó, nên mỗi mục kết luận phải trả lời đủ bốn câu hỏi: làm việc gì, ai chịu trách nhiệm, hạn hoàn thành, kết quả cần nộp. Kết luận thiếu một trong bốn yếu tố này thường không kiểm tra được sau cuộc họp.
Ba nguyên tắc viết phần kết luận:
- Tách kết luận khỏi ý kiến thảo luận. Ý kiến là những gì người dự họp nói; kết luận là điều chủ tọa chốt và đã được thống nhất. Trộn hai phần khiến người đọc sau không biết đâu là quyết định.
- Mỗi việc một dòng, đánh số hoặc ký tự. Không viết một đoạn văn xuôi dài chứa ba nhiệm vụ.
- Ghi tên người hoặc đơn vị cụ thể. "Các đơn vị liên quan phối hợp" không phải là phân công; "Phòng Kế hoạch – Tài chính chủ trì, Khoa Y phối hợp" mới là phân công.
Ví dụ kết luận đạt yêu cầu (giả định): "Chủ tọa kết luận: (1) Thống nhất dồn 14 lớp học phần sang buổi chiều từ ngày 01/10/2026; (2) Ông Phạm Văn E chủ trì làm việc với Khoa Y, hoàn thành trước ngày 20/9/2026 và báo cáo bằng văn bản; (3) Ông Lê Văn D gửi thông báo kết luận đến các khoa trước ngày 16/9/2026."
Nếu cuộc họp chưa đi đến kết luận, biên bản ghi đúng như vậy: "Chưa thống nhất; giao ông E tổng hợp phương án, báo cáo tại cuộc họp ngày …". Không được viết một kết luận mà cuộc họp chưa chốt.
Quy trình từ ghi chép đến ký biên bản gồm những bước nào?
Biên bản có giá trị chứng cứ cao nhất khi được đọc lại và ký ngay tại buổi họp hoặc trong thời gian ngắn sau đó. Quy trình sáu bước dưới đây áp dụng cho cuộc họp giao ban, họp chuyên môn thông thường.
- Chuẩn bị khung trước giờ họp. Điền sẵn số, ký hiệu, tên cuộc họp, địa điểm, danh sách thành phần mời và từng nội dung nghị sự; thư ký chỉ còn ghi diễn biến.
- Ghi giờ bắt đầu và điểm danh ngay đầu buổi. Ghi cả người vắng và lý do nếu có, vì phần này hay bị bỏ sót nhất khi dựng lại biên bản sau.
- Ghi theo từng nội dung nghị sự. Mỗi ý kiến ghi ngay dưới nội dung tương ứng, không dồn tất cả cuối buổi.
- Đọc lại phần kết luận trước khi kết thúc. Chủ tọa xác nhận từng mục kết luận; đây là thời điểm duy nhất sửa được ngay mà không phải họp lại.
- Hoàn thiện, ký bản chính. Thư ký ký trước, chủ tọa ký sau.
- Gửi, lưu. Gửi theo danh sách nơi nhận; lưu bản chính vào hồ sơ theo dòng "Lưu: VT, Hồ sơ".
Mẫu 1.9 không nêu thời hạn hoàn thành biên bản; thời hạn thường do quy chế làm việc của từng cơ quan quy định. Điều nên làm là ký trong cùng ngày, khi chưa có thêm cuộc họp khác làm nhòe trí nhớ những người tham dự.
Biên bản họp hành chính khác biên bản họp doanh nghiệp và biên bản hội đồng như thế nào?
Ba loại biên bản này cùng có thư ký và chủ tọa nhưng do ba căn cứ khác nhau điều chỉnh, nên yêu cầu về nội dung và thời điểm ký không giống nhau.
| Tiêu chí | Biên bản họp cơ quan hành chính | Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông | Biên bản hội đồng (ví dụ hội đồng bảo vệ luận văn) |
|---|---|---|---|
| Căn cứ | Nghị định 30/2020/NĐ-CP, Mẫu 1.9 | Luật Doanh nghiệp 2020 (Luật số 59/2020/QH14), Điều 150 | Quy chế đào tạo và mẫu của từng cơ sở đào tạo |
| Người lập – ký | Thư ký lập; thư ký và chủ tọa ký | Chủ tọa và thư ký ký | Thư ký hội đồng lập, chủ tịch hội đồng ký (theo quy chế từng trường) |
| Thời điểm hoàn thành | Không có mốc chung, theo quy chế cơ quan | Phải làm xong và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp | Thường ngay tại buổi họp hội đồng |
| Ghi âm | Tùy cơ quan | Luật cho phép ghi âm hoặc lưu điện tử | Tùy cơ sở đào tạo |
| Nội dung đặc thù | Kết luận và phân công | Số cổ đông dự họp, số phiếu biểu quyết, nghị quyết được thông qua | Nhận xét, câu hỏi, kết quả đánh giá |
Điều 150 khoản 2 Luật Doanh nghiệp 2020: biên bản họp Đại hội đồng cổ đông "phải làm xong và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp".
Luật này còn quy định biên bản họp phải được gửi đến các cổ đông trong thời hạn 15 ngày và lưu giữ tại trụ sở chính của công ty. Khi đối chiếu, cần kiểm tra bản Luật Doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung đang có hiệu lực tại thời điểm họp.
Với biên bản hội đồng bảo vệ luận văn, nội dung cụ thể như nhận xét của các thành viên, câu hỏi hội đồng nêu ra và kết quả đánh giá là phần người học cần hiểu để chuẩn bị; xem bài chuẩn bị bảo vệ luận văn: làm slide, trả lời phản biện.
Sáu sai lầm thường gặp khi viết biên bản họp và cách sửa
Sáu lỗi dưới đây gặp nhiều nhất khi rà soát biên bản trước khi lưu hồ sơ hoặc trình lãnh đạo, mỗi lỗi kèm cách xử lý.
| # | Lỗi | Hệ quả | Cách sửa |
|---|---|---|---|
| 1 | Chép gần như nguyên văn mọi phát biểu | Biên bản dài, khó tìm được quyết định | Ghi gián tiếp, chỉ nguyên văn ba trường hợp đã nêu |
| 2 | Không ghi giờ kết thúc hoặc thiếu ngày trong thời gian bắt đầu | Mất mốc thời gian, không đối chiếu được với văn bản khác cùng ngày | Điền cả hai dòng ngay trong buổi họp |
| 3 | Kết luận không có người và hạn | Không đôn đốc được sau họp | Áp dụng bốn yếu tố: việc, người, hạn, kết quả |
| 4 | Ký hiệu sai dạng, ví dụ "07/BB/PĐT" | Văn thư trả lại, sai thể thức | Viết "Số: 07/BB-PĐT" theo Mẫu 1.9 |
| 5 | Thư ký và chủ tọa ký sai vị trí | Không đúng mẫu | Thư ký bên trái, chủ tọa bên phải |
| 6 | Gửi biên bản đi làm văn bản triển khai | Biên bản là tài liệu lưu hồ sơ, gửi cho đơn vị dưới thay thông báo là dùng sai chức năng | Soạn thông báo kết luận riêng, đính kèm hoặc dẫn chiếu biên bản |
Tình huống thực tế: một đơn vị họp giao ban ba lần trong tháng, thư ký ghi nhanh vào sổ tay và dựng biên bản sau cuộc họp cuối tháng. Khi lãnh đạo hỏi lại "ai phụ trách việc thuê phòng, hạn nào", ba biên bản không thống nhất với nhau vì thư ký ghi lại từ trí nhớ. Ghi chép trực tiếp vào khung biên bản có sẵn ở bước 1 tránh được tình huống này.
Lỗi chính tả và văn phong trong biên bản (lặp từ, câu quá dài, viết tắt tùy tiện) cũng khiến văn thư trả lại; xem văn phong học thuật tiếng Việt và 15 lỗi chính tả, văn phong thường gặp.
Checklist trước khi ký biên bản họp
- [ ] Số, ký hiệu đúng dạng "Số: …/BB-…"
- [ ] Tên loại "BIÊN BẢN" và dòng tên cuộc họp phía dưới
- [ ] Thời gian bắt đầu có đủ giờ, ngày, tháng, năm
- [ ] Địa điểm ghi cụ thể
- [ ] Thành phần tham dự ghi cả người vắng và lý do (nếu có)
- [ ] Chủ trì và thư ký ghi đủ họ tên, chức vụ
- [ ] Nội dung theo diễn biến, chia theo từng nội dung nghị sự
- [ ] Ý kiến ghi kèm tên người, không ghi chung chung
- [ ] Kết luận tách riêng, mỗi mục có việc – người – hạn – kết quả
- [ ] Số liệu, ngày tháng, tên riêng đã đối chiếu với tài liệu họp
- [ ] Thời gian kết thúc có đủ giờ, ngày, tháng, năm
- [ ] Chữ ký thư ký bên trái, chủ tọa bên phải
- [ ] Nơi nhận đủ đối tượng, dòng cuối "Lưu: VT, Hồ sơ"
Với đơn vị soạn nhiều biên bản mỗi tháng, phần thể thức cố định nên đặt sẵn trong mẫu để người ghi chỉ điền nội dung. Trên UniDoc, chọn bộ chuẩn văn bản hành chính theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì quốc hiệu, tên cơ quan, số ký hiệu, cỡ chữ và lề được khóa cố định, người soạn không thể lệch thể thức. Chi tiết cách UniDoc vận hành có ở bài UniDoc là gì?. Đơn vị cần khung riêng cho biên bản hội đồng hoặc biên bản nội bộ có thể liên hệ với UniDoc để trao đổi về bộ chuẩn theo quy chế của mình.
Câu hỏi thường gặp
Biên bản họp có bắt buộc theo Mẫu 1.9 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP không?
Có với cơ quan, tổ chức nhà nước, vì Mẫu 1.9 nằm trong Phụ lục III của nghị định áp dụng cho các đơn vị này. Doanh nghiệp ngoài nhà nước và các tổ chức khác có thể áp dụng theo đặc thù riêng, miễn là giữ đủ các phần cốt lõi: thời gian, địa điểm, thành phần, diễn biến, kết luận, chữ ký. Riêng biên bản họp Đại hội đồng cổ đông và họp các cơ quan quản lý công ty còn phải đáp ứng nội dung do Luật Doanh nghiệp quy định.
Ai là người ghi biên bản, ai là người ký?
Thư ký ghi biên bản và người chủ trì (chủ tọa) điều hành cuộc họp; theo Mẫu 1.9, cả hai cùng ký, thư ký bên trái và chủ tọa bên phải. Thư ký nên là người nắm rõ nội dung nghị sự, thường là chuyên viên của đơn vị tổ chức họp, để ghi đúng tên đơn vị, số liệu và thuật ngữ chuyên môn. Với biên bản có tính chất xác nhận giữa các bên như bàn giao hoặc nghiệm thu, đại diện các bên liên quan cũng phải ký theo yêu cầu của loại biên bản đó.
Biên bản họp có cần đóng dấu không?
Theo Mẫu 1.9, phần dấu ghi là "dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức (nếu có)", nên mẫu không quy định bắt buộc. Việc đóng dấu biên bản họp nội bộ theo quy chế văn thư của từng cơ quan; biên bản gửi ra ngoài hoặc dùng làm căn cứ pháp lý thường được đóng dấu. Với biên bản điện tử, chữ ký số của cơ quan thay cho dấu mực theo cùng nguyên tắc "nếu có".
Nên ghi nguyên văn hay tóm tắt phát biểu?
Tóm tắt gián tiếp là cách ghi mặc định. Chỉ ghi nguyên văn cam kết, số liệu quan trọng, ý kiến bảo lưu hoặc phản đối, và những phát biểu liên quan đến trách nhiệm cụ thể. Ghi nguyên văn mọi phát biểu làm biên bản dài mà không rõ quyết định nằm ở đâu. Nếu cuộc họp có ghi âm, bản ghi âm chỉ là tài liệu đối chiếu khi cần; biên bản vẫn phải tóm ý và có chữ ký.
Phát hiện lỗi sau khi ký biên bản thì xử lý thế nào?
Không tẩy xóa trên bản đã ký. Cách xử lý thông thường là lập văn bản đính chính hoặc biên bản bổ sung có chữ ký của chủ tọa và thư ký, nêu rõ nội dung sửa và lý do, lưu cùng hồ sơ. Quy chế văn thư của từng cơ quan có thể hướng dẫn cụ thể hơn, nên đối chiếu trước khi sửa.
Biên bản họp khác thông báo kết luận cuộc họp ở điểm nào?
Biên bản ghi nhận toàn bộ diễn biến và lưu hồ sơ, có chữ ký của chủ tọa và thư ký. Thông báo kết luận chỉ nêu kết quả và phân công, gửi các đơn vị để triển khai, do người có thẩm quyền ký ban hành theo Mẫu 1.4. Không dùng biên bản thay cho thông báo khi cần giao nhiệm vụ cho đơn vị không dự họp.
Tóm tắt
- Biên bản họp là một trong 29 loại văn bản hành chính tại Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ký hiệu BB, trình bày theo Mẫu 1.9 Phụ lục III.
- Mẫu 1.9 chia thành 13 phần; không có dòng địa danh, ngày tháng như công văn, ngày tháng nằm ở hai dòng thời gian bắt đầu và kết thúc.
- Khối chữ ký: thư ký bên trái, chủ tọa bên phải; dấu "nếu có".
- Ghi ý kiến theo "ai – nói gì – đề xuất gì", gián tiếp, chỉ nguyên văn cam kết, số liệu, ý kiến bảo lưu.
- Mỗi mục kết luận gồm việc, người phụ trách, hạn hoàn thành, kết quả cần nộp.
- Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải làm xong và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp theo Điều 150 Luật Doanh nghiệp 2020.
Nguồn tham khảo: Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư (Chính phủ, ban hành 05/3/2020) — Điều 7, Phụ lục I, Phụ lục III (Mẫu 1.9 – Biên bản, trang mẫu trong bản ký số đăng trên cổng thông tin điện tử của Chính phủ); Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 (Quốc hội, 2020), Điều 150. Ví dụ đơn vị, nhân sự và số liệu trong mẫu biên bản là giả định để minh họa. Biên soạn bởi đội ngũ UniDoc.