Cách viết công văn hành chính đúng thể thức (Mẫu 1.5)
Công văn là loại văn bản hành chính không ghi tên loại, dùng để trao đổi, đề nghị, trả lời, hướng dẫn hoặc đôn đốc công việc giữa các cơ quan, tổ chức và cá nhân. Thể thức công văn do Nghị định 30/2020/NĐ-CP (Chính phủ, ban hành 05/3/2020) quy định: trình bày theo Mẫu 1.5 của Phụ lục III, kỹ thuật chi tiết ở Phụ lục I. Bốn điểm riêng của công văn: không có dòng tên loại; trích yếu đặt sau chữ "V/v" cỡ chữ 12–13; ký hiệu gồm chữ viết tắt cơ quan và đơn vị soạn thảo; nơi nhận chia hai phần "Kính gửi" và "Nơi nhận: Như trên".
Cập nhật: tháng 10/2026 — Biên soạn bởi đội ngũ UniDoc
Công văn khác các loại văn bản hành chính khác ở điểm nào?
Công văn dùng để giao dịch công việc khi nội dung chưa đến mức ra quyết định và không phải là đề xuất xin phê duyệt. Phụ lục III cho công văn một mẫu riêng (Mẫu 1.5), tách khỏi Mẫu 1.4 dùng chung cho các văn bản có tên loại như tờ trình, thông báo, báo cáo.
Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP, mục II.3.b: "Đối với công văn, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết."
| Tiêu chí | Công văn (Mẫu 1.5) | Văn bản có tên loại (Mẫu 1.4) |
|---|---|---|
| Dòng tên loại | Không có | Có (ô 5a), in hoa, đậm |
| Trích yếu | Ô 5b, sau chữ "V/v", dưới số và ký hiệu | Ô 5a, ngay dưới tên loại |
| Ký hiệu | Viết tắt cơ quan + đơn vị soạn thảo, ví dụ 12/UBND-VX | Viết tắt tên loại + cơ quan, ví dụ 15/QĐ-UBND |
| Nơi nhận | Hai phần: "Kính gửi" và "Nơi nhận: Như trên" | Chỉ "Nơi nhận" (tờ trình, báo cáo gửi cấp trên cũng có "Kính gửi") |
Chọn công văn hay tờ trình, quyết định được phân tích trong bài phân biệt công văn, tờ trình, quyết định, thông báo, biên bản. Nguyên tắc ngắn gọn: xin cấp trên phê duyệt thì viết tờ trình; làm phát sinh nghĩa vụ phải thi hành thì ra quyết định; trao đổi, đề nghị phối hợp, trả lời, đôn đốc thì dùng công văn.
Công văn gồm những thành phần nào, cỡ chữ bao nhiêu?
Công văn dùng các thành phần thể thức chung của văn bản hành chính, trừ dòng tên loại, và bố trí theo sơ đồ các ô số tại mục IV Phần I Phụ lục I:
| Ô | Thành phần | Loại chữ, cỡ chữ, kiểu chữ |
|---|---|---|
| 1 | Quốc hiệu (trên cùng, bên phải) | In hoa, 12–13, đứng, đậm |
| 1 | Tiêu ngữ | In thường, 13–14, đứng, đậm; kẻ dưới bằng độ dài dòng chữ |
| 2 | Tên cơ quan ban hành (góc trái) | In hoa, 12–13, đứng, đậm; kẻ dưới dài 1/3–1/2 dòng chữ |
| 3 | Số, ký hiệu | 13, đứng; ký hiệu in hoa |
| 4 | Địa danh, ngày tháng (cùng dòng với số) | In thường, 13–14, nghiêng |
| 5b | Trích yếu "V/v …" | In thường, 12–13, đứng; canh giữa, cách số và ký hiệu 6pt |
| 9a | "Kính gửi: …" | In thường, 13–14, đứng |
| 6 | Nội dung | In thường, 13–14, đứng, canh đều hai lề |
| 7a, 7b | Quyền hạn, chức vụ, họ tên người ký | Quyền hạn, chức vụ in hoa; họ tên in thường; 13–14, đứng, đậm |
| 9b | "Nơi nhận:" và danh sách | "Nơi nhận" 12, nghiêng, đậm; danh sách 11, đứng |
Thông số trang chung: A4, lề trên và dưới 20–25 mm, lề trái 30–35 mm, lề phải 15–20 mm, Times New Roman Unicode (TCVN 6909:2001), màu đen; số trang đánh từ 1, không hiện ở trang đầu. Chi tiết có trong bài thể thức văn bản hành chính chuẩn Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Chú thích cuối bảng cỡ chữ của Phụ lục I có một yêu cầu ít người để ý:
"Cỡ chữ trong cùng một văn bản tăng, giảm phải thống nhất, ví dụ: Quốc hiệu cỡ chữ 13, Tiêu ngữ cỡ chữ 14, địa danh và ngày, tháng, năm văn bản cỡ chữ 14 hoặc Quốc hiệu cỡ chữ 12, Tiêu ngữ cỡ chữ 13, địa danh và ngày, tháng, năm văn bản cỡ chữ 13."
Khoảng 12–13 hay 13–14 không cho phép chọn lẫn lộn: chọn Quốc hiệu cỡ 13 thì Tiêu ngữ và ngày tháng phải theo cùng mức tăng.
Số và ký hiệu công văn ghi thế nào cho đúng?
Số, ký hiệu công văn có dạng Số: [số thứ tự]/[viết tắt cơ quan]-[viết tắt đơn vị soạn thảo]. Phụ lục I nêu hai ví dụ: "Số: 05/BNV-VP" và "Số: 12/UBND-VX".
- Số là số thứ tự văn bản cơ quan ban hành trong một năm, đăng ký tại Văn thư cơ quan, ghi bằng chữ số Ả Rập; số nhỏ hơn 10 ghi thêm số 0 phía trước ("05", không phải "5").
- Ký hiệu in hoa, cỡ 13; giữa số và ký hiệu là dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt là dấu gạch nối (-), không cách chữ.
- Chữ viết tắt do người đứng đầu cơ quan quy định cụ thể, nên mỗi cơ quan có cách viết tắt đơn vị soạn thảo riêng.
Công văn không có chữ viết tắt tên loại, nên ký hiệu không có "CV". Viết "Số: 42/CV-UBND" là lỗi ký hiệu phổ biến nhất ở khối cơ quan nhà nước.
Một quy định ít được nhắc: hội đồng, ban, tổ của cơ quan (tổ chức tư vấn) nếu được ghi là cơ quan ban hành văn bản và sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan thì phải lấy hệ thống số riêng. Hội đồng khoa học của một trường gửi công văn bằng con dấu của trường thuộc trường hợp này.
Trích yếu "V/v" viết thế nào cho đủ ý?
Trích yếu công văn là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu, đặt sau chữ "V/v" (về việc), chữ thường, cỡ 12–13, kiểu đứng, canh giữa dưới số và ký hiệu. Khác văn bản có tên loại, trích yếu công văn không in đậm.
| Trích yếu chưa đạt | Vấn đề | Trích yếu đạt |
|---|---|---|
| V/v xin ý kiến | Không biết xin ý kiến về việc gì | V/v xin ý kiến về dự thảo Quy chế đào tạo trình độ thạc sĩ |
| V/v báo cáo | Thiếu nội dung, kỳ báo cáo | V/v báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ quý III năm 2026 |
| V/v trả lời | Không dẫn chiếu công văn đến | V/v trả lời Công văn số 128/ĐHX-ĐT về cung cấp số liệu thống kê |
(Ví dụ minh họa; tên đơn vị, số hiệu là giả định.) Trích yếu nên bắt đầu bằng động từ chỉ hành động (đề nghị, hướng dẫn, trả lời, đôn đốc) và nêu đủ đối tượng của hành động.
"Kính gửi" và "Nơi nhận" khác nhau thế nào?
"Kính gửi" nêu nơi trực tiếp giải quyết công việc; "Nơi nhận" liệt kê tất cả nơi nhận văn bản, bắt đầu bằng "Như trên" để chỉ các nơi đã ghi ở "Kính gửi" (Phụ lục I, mục II.9.b).
- Gửi một nơi: "Kính gửi" và tên nơi nhận cùng một dòng, ví dụ "Kính gửi: Bộ Nội vụ".
- Gửi từ hai nơi trở lên: xuống dòng, mỗi nơi một dòng, đầu dòng gạch đầu dòng (-), cuối dòng dấu chấm phẩy (😉, dòng cuối dấu chấm (.); các gạch đầu dòng thẳng hàng dưới dấu hai chấm.
- "Nơi nhận": chữ "Nơi nhận:" cỡ 12, nghiêng, đậm, sát lề trái; danh sách cỡ 11, đứng; dòng cuối là "Lưu:", "VT", dấu phẩy, viết tắt đơn vị soạn thảo, số lượng bản lưu, dấu chấm.
text
Nơi nhận:
- Như trên;
- Phòng Kế hoạch - Tài chính (để phối hợp);
- Lưu: VT, ĐT.Nơi đã ghi ở "Kính gửi" không liệt kê lại ở "Nơi nhận"; chỉ ghi "Như trên". Chép lặp tên cơ quan là lỗi trình bày rất phổ biến. Tên cơ quan ở cả hai phần phải viết hoa theo Phụ lục II, xem quy tắc viết hoa, viết tắt, số và đơn vị đo trong văn bản.
Nội dung công văn viết thế nào, viện dẫn văn bản ra sao?
Nội dung công văn thường chia ba phần: lý do kèm căn cứ, nội dung chính, đề nghị cụ thể kèm thời hạn và đầu mối liên hệ. Bố cục ba phần là cách tổ chức thông dụng, không phải quy định của Phụ lục I. Phụ lục I quy định chắc chắn phần hình thức: chữ thường, canh đều hai lề, cỡ 13–14; dòng đầu mỗi đoạn lùi vào 1 cm hoặc 1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn tối thiểu 6pt; giữa các dòng tối thiểu dòng đơn, tối đa 1,5 lines.
Công văn trả lời, hướng dẫn, đôn đốc phải viện dẫn văn bản khác theo quy tắc sau:
"Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu của văn bản, thời gian ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản […]; trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó." (Phụ lục I, mục II.6.b)
| Lần viện dẫn | Cách ghi | Ví dụ minh họa |
|---|---|---|
| Lần đầu | Đủ tên loại, số ký hiệu, ngày, cơ quan ban hành, trích yếu | Công văn số 128/ĐHX-ĐT ngày 15 tháng 9 năm 2026 của Trường Đại học X về việc đề nghị cung cấp số liệu thống kê giáo dục năm 2025 |
| Các lần sau | Tên loại và số, ký hiệu | Công văn số 128/ĐHX-ĐT |
| Luật, Pháp lệnh (lần đầu) | Chỉ tên loại và tên văn bản | Luật Giáo dục đại học |
Lỗi hay gặp là ghi "theo công văn số 128 của Trường" ở lần đầu, thiếu ký hiệu, ngày và trích yếu; người nhận phải tự tra sổ đăng ký.
Công văn đề nghị, trả lời, đôn đốc viết khác nhau ở đâu?
Ba dạng dùng chung một mẫu thể thức; khác nhau ở cách mở đầu và thông tin bắt buộc.
| Tiêu chí | Đề nghị | Trả lời | Đôn đốc |
|---|---|---|---|
| Mục đích | Nhờ đơn vị khác làm hoặc cung cấp một việc | Phúc đáp công văn đã nhận | Nhắc đơn vị làm việc đã được giao |
| Mở đầu | Nêu lý do cần đề nghị | Viện dẫn công văn đến đủ năm yếu tố | Viện dẫn văn bản đã giao việc và thời hạn |
| Phải có | Việc đề nghị cụ thể, thời hạn, đầu mối | Trả lời trực tiếp từng nội dung được hỏi | Tình trạng hiện tại, thời hạn mới, đầu mối |
| Lỗi hay gặp | Đề nghị chung chung, không nêu thời hạn | Trả lời lòng vòng, bỏ sót câu hỏi | Giọng ra lệnh như quyết định, thiếu viện dẫn gốc |
Đôn đốc là nhắc việc đã giao ở văn bản khác, không tạo nghĩa vụ mới; cần làm phát sinh nghĩa vụ thì văn bản đúng loại là quyết định hoặc chỉ thị. Mẫu dưới đây minh họa một công văn đề nghị theo Mẫu 1.5 (tên đơn vị, số hiệu, ngày tháng là giả định; quốc hiệu, tiêu ngữ giản lược):
text
TRƯỜNG ĐẠI HỌC X CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
──────────── Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: 128/ĐHX-ĐT ──────────────────────────────
V/v đề nghị cung cấp số liệu Thành phố Y, ngày 15 tháng 9 năm 2026
thống kê giáo dục năm 2025
Kính gửi: Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Y
Trường Đại học X đang thực hiện đề tài cấp cơ sở về năng lực nghiên
cứu của giảng viên các trường đại học trên địa bàn tỉnh giai đoạn
2021–2025. Để hoàn thiện báo cáo, Trường kính đề nghị Quý Sở:
1. Cung cấp số lượng đề tài khoa học cấp tỉnh do các trường đại học
chủ trì giai đoạn 2021–2025.
2. Cử đầu mối trao đổi về nguồn dữ liệu.
Trường đề nghị nhận số liệu trước ngày 30 tháng 9 năm 2026. Đầu mối
liên hệ: ông Nguyễn Văn B, Phòng Đào tạo, điện thoại 0xxx xxx xxx.
Trân trọng cảm ơn sự phối hợp của Quý Sở./.
Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG
- Như trên; (chữ ký, dấu)
- Phòng Kế hoạch - Tài chính; Trần Văn C
- Lưu: VT, ĐT.Công văn trả lời mở đầu bằng viện dẫn đủ năm yếu tố rồi đi thẳng vào câu trả lời: "Sở Khoa học và Công nghệ nhận được Công văn số 128/ĐHX-ĐT ngày 15 tháng 9 năm 2026 của Trường Đại học X về việc đề nghị cung cấp số liệu thống kê giáo dục năm 2025. Sở có ý kiến như sau:".
Ai ký công văn và ghi quyền hạn người ký thế nào?
Quyền hạn người ký ghi bằng chữ viết tắt in hoa đứng trước chức vụ, ở ô 7a. Phụ lục I mục II.7.b quy định năm trường hợp:
| Ký hiệu | Trường hợp | Ghi ở đâu |
|---|---|---|
| TM. | Ký thay mặt tập thể | Trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức |
| Q. | Được giao quyền cấp trưởng | Trước chức vụ người đứng đầu |
| KT. | Ký thay người đứng đầu | Trước chức vụ người đứng đầu; cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành ký như cấp phó ký thay cấp trưởng |
| TL. | Ký thừa lệnh | Trước chức vụ người đứng đầu |
| TUQ. | Ký thừa ủy quyền | Trước chức vụ người đứng đầu |
Trước họ tên người ký không ghi học hàm, học vị và danh hiệu danh dự. Ngoại lệ: văn bản của đơn vị vũ trang nhân dân và tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học được ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị theo quy định của người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực. Trường đại học, viện nghiên cứu cần đối chiếu quy định của cơ quan quản lý trước khi ghi "PGS.TS." hay "TS." trước tên người ký. Việc công văn thuộc nhóm nào được ký thừa lệnh, ký thay phụ thuộc quy chế làm việc của từng cơ quan.
Với văn bản điện tử, chữ ký là hình ảnh màu xanh, định dạng .png nền trong suốt, canh giữa chức vụ và họ tên; hình ảnh dấu cơ quan màu đỏ, trùm khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký về bên trái.
Công văn có phụ lục hoặc cần ghi độ khẩn thì trình bày thế nào?
Các thành phần bổ sung chỉ dùng khi cần, theo quy định tại mục III Phần I Phụ lục I:
- Phụ lục kèm theo: trong công văn phải có chỉ dẫn về phụ lục; từ hai phụ lục trở lên đánh số La Mã. Dòng "Phụ lục I" cỡ 14, đứng, đậm; tên phụ lục in hoa, đậm; dòng chỉ dẫn "Kèm theo văn bản số …/…-… ngày … tháng … năm …" nghiêng. Số trang đánh riêng theo từng phụ lục.
- Độ khẩn: ba mức "HỎA TỐC", "THƯỢNG KHẨN", "KHẨN", trong khung chữ nhật kích thước 30 × 8 mm, 40 × 8 mm và 20 × 8 mm theo thứ tự, mực đỏ tươi, đóng vào ô 10b. Đơn vị soạn thảo đề xuất mức khẩn, người ký quyết định.
- Ký hiệu người soạn thảo, số bản phát hành: cỡ 11, ví dụ "PL.(300)" (ô 12).
- Địa chỉ, thư điện tử, website, điện thoại, fax: cỡ 11–12 ở trang đầu, dưới một đường kẻ nét liền (ô 13).
Tám lỗi thường gặp khi soạn công văn
| # | Lỗi | Cách sửa |
|---|---|---|
| 1 | Ghi dòng "CÔNG VĂN" phía trên trích yếu | Bỏ dòng tên loại, chỉ giữ "V/v …" ở ô 5b |
| 2 | Ký hiệu "42/CV-UBND" | Dùng "42/UBND-VP": cơ quan + đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực |
| 3 | Ghi "Số: 5/…" | Số nhỏ hơn 10 ghi "Số: 05/…" |
| 4 | Ghi "ngày 5 tháng 3 năm 2026" | Ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 có số 0: "ngày 05 tháng 3 năm 2026", "ngày 15 tháng 01 năm 2026" |
| 5 | Kính gửi nhiều nơi viết liền một dòng | Mỗi nơi một dòng, gạch đầu dòng, chấm phẩy, dòng cuối chấm |
| 6 | "Nơi nhận" chép lại cơ quan đã ghi ở "Kính gửi" | Ghi "Như trên;" rồi chỉ liệt kê các nơi khác |
| 7 | Viện dẫn công văn đến thiếu số, ngày hoặc trích yếu ở lần đầu | Ghi đủ năm yếu tố; lần sau chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu |
| 8 | Ghi học hàm, học vị trước họ tên người ký | Chỉ ghi họ tên, trừ nhóm ngoại lệ nêu trên |
Lỗi 4 dễ bị bỏ sót nhất vì Word không báo lỗi khi gõ ngày thủ công. Ví dụ trong Phụ lục I cũng thể hiện quy tắc này: "Hà Nội, ngày 05 tháng 01 năm 2020" có số 0, còn "ngày 29 tháng 6 năm 2019" không cần vì tháng 6 không thuộc tháng 1, 2.
Checklist trước khi trình ký
- [ ] Khổ A4, lề 20–25 / 30–35 / 15–20 mm, Times New Roman Unicode, màu đen
- [ ] Không có dòng tên loại; "V/v …" cỡ 12–13, canh giữa dưới số, ký hiệu
- [ ] Số có số 0 nếu nhỏ hơn 10; ký hiệu không có "CV"; ngày, tháng có số 0 đúng quy tắc
- [ ] Cỡ chữ Quốc hiệu, Tiêu ngữ, địa danh thống nhất một mức
- [ ] "Kính gửi" đúng cách ghi một hoặc nhiều nơi; tên cơ quan viết hoa đúng Phụ lục II
- [ ] Nội dung có lý do, việc đề nghị, thời hạn, đầu mối; viện dẫn lần đầu đủ năm yếu tố
- [ ] Quyền hạn người ký đúng quy chế; họ tên không kèm học hàm, học vị
- [ ] "Nơi nhận" bắt đầu bằng "Như trên;", kết thúc bằng "Lưu: VT, …"
- [ ] Soát chính tả, dấu câu theo bài 15 lỗi chính tả, văn phong thường gặp
Công văn đúng thể thức nhưng sai tên cơ quan hoặc nhầm số, ngày vẫn bị văn thư trả lại.
UniDoc hỗ trợ soạn công văn đúng Mẫu 1.5 thế nào?
Phần lớn lỗi ở bảng trên là lỗi trình bày lặp lại, không phải lỗi nội dung. Trên UniDoc, mẫu công văn khóa sẵn vị trí và cỡ chữ các thành phần theo Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP: bỏ dòng tên loại, đặt trích yếu "V/v" đúng ô, tạo ký hiệu không có "CV", tách "Kính gửi" khỏi "Nơi nhận". Người soạn chỉ nhập nội dung vào khối định sẵn nên không làm lệch lề hay đổi cỡ chữ khi dán văn bản từ nguồn khác. Cách UniDoc khóa thể thức có trong bài UniDoc là gì?; thao tác cụ thể xem hướng dẫn sử dụng, cần bộ mẫu theo quy chế riêng của đơn vị thì liên hệ với UniDoc.
Câu hỏi thường gặp
Công văn có cần ghi tên loại "CÔNG VĂN" không?
Không. Công văn không có dòng tên loại; ô tên loại (ô 5a) không dùng cho công văn. Trích yếu viết ở ô 5b sau chữ "V/v", chữ thường, cỡ 12–13, canh giữa dưới số và ký hiệu. Ghi thêm dòng "CÔNG VĂN" phía trên trích yếu, hoặc viết ký hiệu có "CV", đều là lỗi thể thức theo Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Các văn bản có tên loại như tờ trình, báo cáo mới có dòng tên loại in hoa, đậm ở ô 5a.
Công văn dùng mẫu nào trong Phụ lục III Nghị định 30/2020/NĐ-CP?
Công văn dùng Mẫu 1.5. Mẫu này gồm số ký hiệu, trích yếu "V/v", "Kính gửi", nội dung, quyền hạn và chữ ký người ký, và "Nơi nhận" với dòng "Như trên". Các loại khác dùng mẫu riêng hoặc mẫu chung: biên bản có Mẫu 1.9, còn tờ trình, thông báo, báo cáo dùng chung Mẫu 1.4. Chọn đúng mẫu ngay từ đầu giúp tránh lỗi như thêm dòng tên loại hay ký hiệu có chữ viết tắt tên loại vào công văn.
"Kính gửi" khác "Nơi nhận" thế nào?
"Kính gửi" nêu cơ quan, tổ chức, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc, trình bày cỡ 13–14. "Nơi nhận" liệt kê toàn bộ nơi nhận văn bản, chữ "Nơi nhận:" cỡ 12, nghiêng, đậm, danh sách cỡ 11. Dòng đầu danh sách là "Như trên" để chỉ các nơi đã ghi ở "Kính gửi", tiếp theo là nơi nhận để biết hoặc phối hợp, dòng cuối là "Lưu: VT" kèm viết tắt đơn vị soạn thảo và số bản lưu.
Công văn gửi nhiều cơ quan trình bày thế nào?
Sau chữ "Kính gửi:" xuống dòng, mỗi cơ quan hoặc mỗi nhóm cơ quan một dòng riêng. Đầu dòng có gạch đầu dòng (-), cuối dòng có dấu chấm phẩy (😉, dòng cuối cùng có dấu chấm (.), và các gạch đầu dòng thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm. Nếu chỉ gửi một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân thì "Kính gửi" và tên nơi nhận nằm trên cùng một dòng, ví dụ "Kính gửi: Bộ Nội vụ". Quy định này nằm ở mục II.9.d Phụ lục I.
Cỡ chữ của công văn là bao nhiêu?
Nội dung công văn cỡ 13–14, font Times New Roman, kiểu đứng, canh đều hai lề. Trích yếu "V/v" cỡ 12–13; số, ký hiệu cỡ 13; "Nơi nhận" cỡ 12 và danh sách cỡ 11. Cỡ chữ các thành phần đầu văn bản phải thống nhất cùng một mức: Quốc hiệu cỡ 13 thì Tiêu ngữ cỡ 14, hoặc Quốc hiệu cỡ 12 thì Tiêu ngữ cỡ 13. Lề trang là 20–25 mm (trên, dưới), 30–35 mm (trái), 15–20 mm (phải).
Công văn trả lời viện dẫn công văn đến thế nào?
Lần đầu ghi đủ năm yếu tố: tên loại, số và ký hiệu, ngày ban hành, cơ quan ban hành, trích yếu nội dung. Ví dụ: "Công văn số 128/ĐHX-ĐT ngày 15 tháng 9 năm 2026 của Trường Đại học X về việc đề nghị cung cấp số liệu thống kê giáo dục năm 2025". Từ lần thứ hai trong cùng công văn chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu: "Công văn số 128/ĐHX-ĐT". Quy tắc này nằm ở mục II.6.b Phụ lục I; riêng Luật, Pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên.
Công văn có nhất thiết phải có "Nơi nhận: Như trên" không?
Có, với công văn có "Kính gửi". Mục II.9.b Phụ lục I quy định nơi nhận của công văn gồm hai phần: phần "Kính gửi" nêu nơi trực tiếp giải quyết công việc, phần "Nơi nhận" có dòng "Như trên" ở ngay dưới, tiếp theo là các nơi liên quan khác. Dòng cuối cùng luôn là "Lưu: VT" kèm chữ viết tắt đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu, để xác định bản lưu tại cơ quan ban hành.
Tóm tắt
- Công văn dùng Mẫu 1.5 Phụ lục III Nghị định 30/2020/NĐ-CP; không có dòng tên loại, trích yếu ở ô 5b sau chữ "V/v".
- Ký hiệu gồm viết tắt cơ quan và đơn vị soạn thảo, không có "CV": "Số: 12/UBND-VX"; số nhỏ hơn 10 ghi thêm số 0.
- "V/v" cỡ 12–13; nội dung cỡ 13–14, thụt đầu dòng 1 hoặc 1,27 cm; cỡ chữ phần đầu văn bản phải thống nhất.
- "Kính gửi" nêu nơi giải quyết; "Nơi nhận" bắt đầu bằng "Như trên", kết thúc bằng "Lưu: VT, …".
- Viện dẫn lần đầu ghi đủ năm yếu tố, lần sau chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu.
- Người ký ghi TM., Q., KT., TL., TUQ.; không ghi học hàm, học vị trước họ tên, trừ ngoại lệ do cơ quan quản lý ngành quy định.
Nguồn tham khảo: Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư (Chính phủ, ban hành 05/3/2020) — Phụ lục I (thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, gồm mục II.3, II.5, II.6, II.7, II.9, mục III và sơ đồ mục IV) và Phụ lục III (mẫu trình bày, Mẫu 1.5 công văn). Ví dụ trong mẫu công văn là minh họa; đơn vị, số hiệu, ngày tháng là giả định. Biên soạn bởi đội ngũ UniDoc.
Bài viết liên quan
- Thể thức văn bản hành chính chuẩn Nghị định 30/2020/NĐ-CP
- Phân biệt công văn, tờ trình, quyết định, thông báo, biên bản
- Cách viết biên bản họp đúng thể thức: mẫu, ghi ý kiến, kết luận
- Quy tắc viết hoa, viết tắt, số và đơn vị đo trong văn bản
- UniDoc là gì? Trình soạn thảo văn bản theo chuẩn cho người Việt